UN Rapporto esecutivo È un documento che è allegato a un business plan e che riassume una o più giustificazioni o raccomandazioni da seguire in una proposta.
Prima di presentare un nuovo prodotto al mercato, ci deve essere uno studio precedente che giustifichi l'inserimento del prodotto sul mercato.
Questa ricerca si basa sullo studio delle esigenze del cliente, su un bilancio delle spese di produzione, sui profitti previsti, sulle fasi di esecuzione e sul tempo che ciascuna di queste fasi richiederebbe per essere eseguita..
Senza un business plan, creare un nuovo prodotto o servizio da offrire ai clienti sarebbe estremamente rischioso e potenzialmente costoso, non considerando mercato, costi e tempi.
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Un rapporto esecutivo è un rapporto in formato breve, idealmente di una pagina o massimo due, che spiega in modo sintetico vantaggi, costi e rischi, dando una chiara visione d'insieme di tempi e costi ma senza entrare in dettagli molto specifici..
I rapporti esecutivi non si limitano alla creazione di nuovi prodotti. Possono essere effettuati in relazione a qualsiasi investimento o acquisizione effettuata da una società.
Possono anche analizzare l'attività economica del semestre passato o fare proiezioni sul futuro economico dell'azienda.
Qualsiasi studio o ricerca è soggetto alla creazione di un rapporto esecutivo perché spiega in modo chiaro e semplice il contenuto di un documento molto più lungo che potrebbe richiedere giorni per essere analizzato..
Per fare il rapporto esecutivo puoi porre queste domande / passaggi:
Prima di iniziare a preparare la relazione, è necessario sapere chi sarà il nostro destinatario per stabilire come rivolgersi a noi, cosa chiedere e come farlo. Rivolgersi a un potenziale investitore non sarà lo stesso dell'amministratore delegato dell'azienda.
Un report deve risolvere tutti i dubbi che possono sorgere al tuo pubblico, quindi l'approccio deve essere chiaro in ogni momento, evitando divagazioni e informazioni che non tornano. Il contenuto deve essere totalmente incentrato sul progetto.
Idealmente dovrebbe iniziare con un titolo chiaro sul contenuto del rapporto, seguito da un breve testo (non più di un quarto di pagina) che implichi chiaramente di cosa tratta il rapporto.
Seguito da questo, deve essere possibile affermare chiaramente:
- In cosa consiste il progetto o il contenuto dello studio?.
- Qual è l'attuale posizione dell'azienda.
- Costi di investimento.
- Proiezione dei profitti.
- Personale che eseguirà il progetto.
- Periodi previsti per la sua esecuzione.
- Giustificazione dell'esecuzione.
Non devi rispondere a tutte queste domande, ma solo a quelle che spiegano il piano presentato, che possono variare da caso a caso..
L'importante è essere in grado di spiegare il "cosa", "come" e "perché" di un'idea, seguito da "quando" e "dove", se applicabile..
L'inclusione di grafici semplici, tabelle e intestazioni che sezionano il contenuto renderà la compressione più facile e consentirà una lettura più rapida, oltre a servire come orientamento per vedere punti specifici.
Anche la lingua usata è importante. Se il progetto si occupa dell'ampliamento di un reparto IT e viene presentato all'area amministrazione, non sarebbe vantaggioso utilizzare un gergo specializzato; al contrario, allontana il pubblico di destinazione dal contenuto.
Alla fine della stesura è importante rivedere più volte il contenuto del report in modo che sia chiaro, privo di errori di ortografia e grammaticali, che l'informazione non è sbagliata e che sia coerente, energica e convincente.
La presentazione è importante affinché tutto il lavoro precedente non perda credibilità o diventi monotono e noioso per il destinatario..
- Usa un bel design per catturare tutte le informazioni elaborate usando illustrazioni, dati significativi e titoli potenti.
- Prova a sintetizzare tutto ciò che desideri aggiungere e lascia spazi vuoti. Ciò migliora l'esperienza di lettura e non satura il ricevitore con troppi dettagli..
- In qualsiasi formato (pdf, video, power point, ecc.) Prova a consegnare una copia stampata al destinatario. Questo creerà una buona sensazione e ti sosterrà nel caso in cui qualcosa non ti sia chiaro..
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