Il Segretario Esecutivo è un lavoro o una professione che serve a fornire il massimo supporto ai dipendenti di alto rango in un'azienda o organizzazione. Sarà colui che organizzerà e manterrà il programma dei dirigenti e li aiuterà a svolgere un'ampia varietà di compiti amministrativi.
L'obiettivo è contribuire all'efficienza complessiva dell'azienda assicurando che tutte le attività amministrative assegnate vengano eseguite in modo tempestivo ed efficiente. Una segretaria è la persona che fornisce supporto amministrativo. Possono eseguire attività come scrivere e archiviare, rispondere al telefono e trasmettere messaggi.
D'altra parte, anche la segretaria esecutiva o l'assistente amministrativo svolge alcune di queste attività, oltre a coordinare l'ufficio, ricercare prodotti, interagire con i fornitori, ordinare prodotti e creare un database..
I segretari esecutivi in genere ricevono stipendi più alti rispetto ai segretari perché svolgono funzioni di alto livello e accelerano la produttività dell'ufficio..
Indice articolo
- Laurea in economia aziendale o campi correlati.
- Comprovata esperienza come segretario esecutivo o simile ruolo amministrativo.
- Deve essere competente nella gestione di Microsoft-Office in modo integrale, e nel software "back-office", ad esempio, sistemi ERP.
- Conoscenza approfondita dell'amministrazione dell'ufficio e delle procedure contabili di base, nonché del vocabolario tecnico pertinente utilizzato nel settore.
- Familiarità con i metodi di indagine di base e le tecniche di segnalazione.
- Ottime capacità di organizzazione e gestione del tempo.
- Eccezionali capacità di comunicazione e negoziazione.
- Integrità e riservatezza.
I segretari esecutivi devono essere professionisti veloci con grandi capacità di gestione del tempo e capacità di multitasking. È con la loro diligenza e competenza nel loro lavoro che i dirigenti possono concentrarsi sulle loro responsabilità manageriali senza preoccuparsi di altri compiti..
Molti manager fanno molto affidamento sul loro segretario esecutivo per coordinare le attività quotidiane e mantenerle nei tempi previsti. Sono richiesti molto tatto e assertività come guardiani del tempo dell'allenatore.
I segretari esecutivi devono possedere competenze di base come scrittura, grammatica, ortografia e punteggiatura e avere esperienza nell'uso di apparecchiature per ufficio e applicazioni software comuni come elaborazione di testi, fogli di calcolo e grafica..
Devono inoltre possedere eccellenti capacità di gestione del tempo e la capacità di gestire efficacemente varie responsabilità..
D'altra parte, un segretario esecutivo ha bisogno anche di altre qualità, come il buon senso, la diplomazia, la discrezione e la capacità di risolvere i problemi in modo indipendente..
Hanno bisogno di forti capacità di comunicazione per interagire con il pubblico, scrivere rapporti e rivedere le pubblicazioni.
Devi sapere come prestare la massima attenzione a ciò che dicono gli altri, dedicare del tempo a comprendere i punti sollevati, porre domande appropriate e non interrompere in momenti inappropriati.
Piena comprensione delle frasi e dei paragrafi scritti nei documenti relativi al lavoro.
Impara a gestire in modo efficiente sia il tuo tempo che quello degli altri.
Parla chiaramente con altre persone per trasmettere le informazioni in modo efficace.
Avere una comunicazione scritta efficace, in base alle esigenze del pubblico.
Uso della logica e del ragionamento per identificare i punti di forza e di debolezza di soluzioni, conclusioni o approcci alternativi ai problemi che sorgono.
Comprendere le implicazioni delle nuove informazioni per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale attuali e futuri.
Adeguamento delle azioni rispetto alle azioni degli altri.
Revisione e valutazione delle prestazioni proprie, di altre persone o organizzazioni, al fine di apportare miglioramenti o adottare misure correttive.
Un segretario esecutivo può essere responsabile della piccola liquidità e della contabilità, ma potrebbe anche gestire un budget. Puoi pubblicare articoli su un sito web, sebbene potresti anche progettare e gestire il sito web.
Puoi inserire i dati in un foglio di calcolo che hai progettato e utilizzato per le funzioni di reporting.
Una segretaria esecutiva può supervisionare il personale amministrativo. Spesso riporta direttamente al CEO e può appoggiare uno o più dirigenti senior.
- Tenere i dirigenti all'ordine del giorno e assistere nella pianificazione di appuntamenti, riunioni del consiglio, conferenze, ecc..
- Partecipa alle riunioni per scrivere verbali e verbali delle riunioni, quindi compilarli, trascriverli e distribuirli.
- Effettuare tutte le disposizioni di viaggio per i dirigenti: acquisto del biglietto, prenotazione dell'hotel, consegna della diaria, gestione e revisione della documentazione pertinente, ecc..
- Effettuare indagini obbligatorie, raccogliere dati e preparare documenti o rapporti per l'esame e la presentazione da parte di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione, come assegnato.
- Gestisci i documenti riservati, assicurandoti che rimangano protetti e al sicuro.
- Ricevi e filtra le telefonate, reindirizzandole alla persona appropriata quando conveniente.
- Gestire, assegnare priorità e distribuire tutta la corrispondenza in entrata o in uscita (e-mail, lettere, fax, pacchi, ecc.), Leggendo e analizzando promemoria, presentazioni e rapporti in arrivo per determinarne l'importanza e pianificarne la distribuzione.
- Prepara le risposte alla corrispondenza contenente domande di routine.
- Monitorare l'uso delle forniture per ufficio e negoziare i termini con i fornitori per garantire ordini più redditizi.
- Incontra individui, gruppi di interesse speciale e altri per conto di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione.
- Accogli i visitatori e stabilisci se consentire loro l'accesso a persone specifiche.
- Conserva documenti cartacei ed elettronici in archivio, assicurandoti che le informazioni siano organizzate e facilmente accessibili per un rapido recupero.
- Preparare fatture, rapporti, lettere, rendiconti finanziari e altri documenti, utilizzando software di elaborazione testi, fogli di calcolo, database e / o presentazioni, fornendo anche la corrispondente assistenza nella contabilità.
- Eseguire attività generali di ufficio, come la manutenzione dei sistemi di amministrazione e il lavoro di contabilità di base.
- Coordinare e dirigere i servizi di ufficio, come registrazioni e budget, per assistere i dirigenti.
- Stabilire e supervisionare le politiche e le procedure amministrative, sia per i dipendenti degli uffici, sia per l'organizzazione.
- Rivedere le pratiche e le procedure operative per determinare se è possibile apportare miglioramenti in aree quali il flusso di lavoro, le procedure di reporting o le spese.
- Supervisionare e formare altro personale amministrativo.
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