Il comunicazione scritta È qualsiasi tipo di interazione che fa uso del codice scritto. Sebbene si basi sullo stesso sistema linguistico di oralità, le sue proprietà sono diverse. Quindi, a differenza di altri, la forma scritta è completamente convenzionale. Deve seguire schemi definiti secondo le regole stabilite dalla lingua.
D'altra parte, la comunicazione scritta è la più comune delle forme di comunicazione formale tra esseri umani e svolge funzioni sociali di vario genere. Tra i suoi usi, è molto spesso utilizzato per documentare vari tipi di eventi e per effettuare interazioni interpersonali.
Inoltre, un'altra delle sue caratteristiche più rilevanti è che non richiede la presenza di mittente e destinatario nello stesso spazio e tempo. Pertanto, il messaggio viene ricevuto in modo ritardato e l'interazione di scrittore (mittente) e lettore (destinatario) è molto limitata.
D'altra parte, la comunicazione scritta è essenzialmente un'attività creativa che richiede uno sforzo cosciente. Questo sforzo nasce dagli stimoli prodotti dalla mente.
In questo differisce da quello orale, dove vengono captati dall'esterno dai recettori sensoriali. Quelli della scrittura, invece, provengono dall'attività intellettuale interna.
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Una delle caratteristiche della comunicazione scritta è legata al fattore tempo. In una situazione di comunicazione faccia a faccia, i messaggi crittografati del mittente vengono ricevuti immediatamente dal destinatario.
Ma in una comunicazione scritta c'è sempre un ritardo. In generale, non esiste un limite di tempo fisso per questo ritardo.
Il ciclo di comunicazione comprende quattro elementi comunicativi di base: il mittente, il messaggio insieme al canale di comunicazione, il destinatario e la risposta o reazione. Poiché la ricezione del messaggio avviene in ritardo, il ciclo di comunicazione scritta è più limitato.
Tuttavia, a causa dei nuovi progressi nella comunicazione e nell'informazione, molti canali consentono di completare l'ultima fase del ciclo (feedback o risposta) quasi nello stesso tempo di una comunicazione faccia a faccia. Un esempio di questi sono i servizi di messaggistica istantanea.
La registrazione scritta limita la possibilità di ridondanza. Nella comunicazione orale, i gesti e gli elementi paraverbali, come l'intonazione, supportano il linguaggio verbale.
Questo non è il caso della comunicazione scritta. Pertanto, il livello di domanda è più elevato, costringendo l'emittente a utilizzare le parole con maggiore precisione..
La comunicazione scritta, infatti, ha un alto valore sociale. Questa valutazione diminuisce con la ripetizione delle parole e l'uso degli stessi schemi sintattici. Qui prevalgono l'originalità e anche l'innovazione formale.
In generale, la comunicazione scritta non è un atto improvvisato. La scrittura spesso soddisfa una serie di condizioni o requisiti. Tra questi, se si cerca una comunicazione efficace, è necessario essere chiari sul contenuto del messaggio nel suo insieme e sulla sua articolazione interna.
Per fare ciò, l'emittente deve disporre di uno schema di organizzazione del testo. Man mano che il testo avanza, tutti gli elementi del messaggio vengono concatenati fino a ottenere idee rilevanti con significato.
Quanto ai tipi di comunicazione scritta, sono tanti quanti sono i molteplici e diversi ambiti dell'azione umana. In questo modo, ogni volta che alcuni (telegrammi) scompaiono e altri compaiono (e-mail, ad esempio). Di seguito verranno descritti solo alcuni di questi..
Un memo è un mezzo popolare di comunicazione scritta interna tra i membri di un'organizzazione. È una breve forma di lettera con forme minime di cortesia e accesso immediato all'oggetto specifico del messaggio.
In questo tipo di comunicazione esistono generalmente formati prestabiliti. La regola principale da rispettare sono la corretta formulazione e il rispetto personale e gerarchico. Il modo di scrivere deve essere diretto e senza familiarità di alcun tipo.
I rapporti sono un altro tipo di comunicazione scritta. Possono essere utilizzati per scopi commerciali, educativi, legali o scientifici.
A seconda della natura e dello scopo del report, potrebbero esserci formati prestabiliti. Tuttavia, in termini generali, un rapporto dovrebbe contenere una breve introduzione, obiettivi chiave e risultati..
In alcune occasioni, vengono inclusi grafici e tabelle per facilitare la comprensione dei risultati. Allo stesso modo, molti rapporti contengono un elenco di consigli..
Le brochure sono pubblicazioni in cui le aziende presentano i loro prodotti e servizi. Vengono inoltre pubblicati per assistere i rappresentanti di vendita nelle visite ai clienti..
Le aziende producono opuscoli in molte forme e dimensioni. Alcuni opuscoli sono in formato lettera, mentre altri si piegano a metà o tre sezioni.
D'altra parte, sono caratterizzati dall'essere molto colorati e con un'abbondanza di immagini nei loro prodotti o servizi principali. I testi sono pochi e con molto spazio bianco in modo che la brochure possa essere facilmente letta.
Le e-mail sono ormai una forma di comunicazione molto comune. Sono utilizzati per inviare documenti, organizzare riunioni, confermare appuntamenti e contattare candidati. Inoltre, vengono utilizzati per trattare questioni personali.
Nonostante la sua relativa informalità, le e-mail devono seguire alcune regole convenzionali. A tal fine, il suo formato assegna spazi per mittente, destinatario, oggetto e uno spazio in cui deve essere scritto il messaggio..
Anche se vengono utilizzati per scopi non commerciali, ci sono alcune convenzioni che devono essere seguite per evitare reazioni negative. Tra questi possiamo citare la corretta scrittura di nomi e titoli, il corretto uso dei segni di punteggiatura e la corretta conformazione di frasi e paragrafi..
Le proposte sono documenti che descrivono progetti futuri. Di solito sono lunghe solo una o due pagine. Includono i costi associati a ciascuna attività specifica del progetto.
Altri costi non diretti al progetto possono essere inclusi, come i costi di stampa, posta e affrancatura, tra gli altri..
Le lettere sono una delle più antiche forme di comunicazione scritta. L'oggetto delle lettere può essere personale o aziendale. Prima dell'avvento dei moduli elettronici, questi erano un mezzo di comunicazione molto popolare. Come nelle e-mail, a livello commerciale sono state utilizzate forme sobrie di cortesia e messaggi concisi.
Tuttavia, le lettere personali mostravano meno convenzionalismo nella loro scrittura. I trattamenti gratuiti erano minimi. Lo sviluppo del tema è stato a disposizione del mittente e del destinatario del messaggio. Il numero di pagine era limitato dalla capacità di entrambi. Progressivamente, questi sono stati sostituiti da messaggi elettronici.
Il telegramma è una versione breve e semplificata di una lettera. Qui le formule di cortesia sono ridotte al minimo e talvolta omesse. Il testo del messaggio è scritto omettendo quante più parole possibili e mantenendo il minimo necessario per dargli un senso..
Allo stesso modo, le forme di cortesia erano generalmente forme standard e abbreviate (Sig. Per Sig., Sig.ra, per Sig. E simili). Come nelle lettere, il suo utilizzo è diminuito con l'avanzamento dei media elettronici.
Questo è stato il modo pionieristico di trasmettere messaggi scritti elettronicamente. Nonostante il fatto che sia la sua scrittura che la sua lettura fossero fatte su carta scritta, la sua trasmissione avveniva con mezzi elettronici. Il suo utilizzo è diminuito a causa del crescente utilizzo dei media elettronici.
In termini generali, i tre elementi principali della comunicazione scritta sono considerati struttura (forma del contenuto), stile (scrittura) e contenuto (tema).
Quando si tratta di struttura, aiuta i lettori a capire l'argomento. Ecco perché si consiglia di essere chiari sugli scopi prima di iniziare a scrivere.
In relazione allo stile, questo è correlato in prima istanza all'emittente. Tuttavia, è anche importante considerare i potenziali destinatari del materiale scritto. A volte richiede l'uso di frasi o paragrafi brevi, con un vocabolario semplice. A volte il messaggio deve essere un po 'più lungo ed elaborato.
Infine, in termini di argomento, questo può essere di una grande varietà. Tutte le aree dell'interazione umana possono essere oggetto di comunicazione scritta. Questo include tutto, da scientifico a personale, attraverso leggi e procedure..
La comunicazione scritta è un mezzo di informazione permanente. Pertanto, è utile quando è richiesta la conservazione dei dati. Allo stesso modo, è molto importante nella corretta delega delle responsabilità e nella definizione di norme e procedure. D'altra parte, consente la query ripetitiva dei messaggi.
Grazie alla sua possibilità di permanenza nel tempo, la comunicazione scritta è ideale come strumento di controllo. Schede di controllo o risultati, leggi, accordi, tra gli altri, sono i documenti che vengono elaborati più comunemente attraverso questa modalità di comunicazione..
La comunicazione scritta ha un alto livello di conservazione. Ciò gli consente di essere sicuro e durevole. I progressi tecnologici hanno reso possibili altri mezzi di conservazione delle informazioni. Tuttavia, fino ad oggi, il documento scritto originale continua ad essere la prova finale della sua esistenza e originalità..
Le persone che usano questo mezzo in modo efficiente riflettono prima di scrivere. L'azione di scrivere un messaggio è sempre preceduta da un processo di pensiero e definizione di ciò che si desidera esprimere. Anche la scrittura stessa è un processo riflessivo. Pertanto, questa modalità comunicativa è ideale per trasmettere accuratezza e precisione..
Nei messaggi trasmessi tramite comunicazione scritta, c'è meno possibilità di distorsione. In questo sistema di comunicazione, le informazioni sono registrate in modo permanente e possono essere verificate in qualsiasi momento. Quindi, c'è meno possibilità di distorsione o alterazione delle informazioni.
D'altra parte, ci sono meno possibilità di interpretare male i messaggi. In caso di dubbio, il messaggio può essere riletto tutte le volte che è necessario fino a quando non è completamente compreso..
Inoltre, la velocità di lettura o rilettura può essere regolata in base al livello di comprensione del destinatario del messaggio. In questo modo si può garantire che se sia il mittente che il destinatario gestiscono gli stessi codici, il messaggio arriverà come desiderato..
La comunicazione scritta non è economica. Ci sono costi relativi al materiale (carta e inchiostro, tra le altre cose) e alla manodopera utilizzata per scrivere e consegnare gli scritti. Questi costi possono aumentare a seconda della distanza fisica tra il mittente e il destinatario..
L'uso della comunicazione scritta richiede grandi capacità e competenze nell'uso della lingua e del vocabolario. La mancanza di capacità di scrittura e la scarsa qualità dei testi hanno un impatto negativo sul messaggio e ne mettono a rischio l'effettiva comprensione.
Il feedback sul messaggio nella comunicazione scritta non è immediato. In questo tipo di comunicazione, il processo di codifica e decodifica è lento.
A seconda del codice utilizzato, la comprensione potrebbe richiedere più tempo del previsto. In ogni caso, il feedback è a disposizione del destinatario del messaggio, non del mittente.
Essendo un mezzo riflessivo, è più difficile esprimere l'emotività nella comunicazione scritta. Infatti, i poeti e gli artisti che utilizzano questo mezzo per esprimere bellezza ed emozioni, utilizzano tecniche difficili da gestire. In alcune occasioni hanno successo, ma in altre non soddisfano l'obiettivo di trasmettere l'emotività dell'artista.
Questo tipo di comunicazione è noto come freddo, impersonale e contrasta con altre forme di comunicazione che possono includere caratteristiche verbali e gestuali. Per questo motivo viene utilizzato più frequentemente nella trasmissione di informazioni in cui l'accuratezza dei fatti è la cosa importante..
Il metodo di comunicazione scritta rende difficile confermare immediatamente la ricezione del messaggio. In alcuni casi, non è nemmeno possibile determinare se il messaggio ha raggiunto il destinatario previsto..
La mancanza di flessibilità è un altro svantaggio della comunicazione scritta. Una volta emesso un messaggio originale, non è possibile una rapida correzione del contenuto.
Eventuali modifiche necessarie devono essere approvate dal destinatario del messaggio. Allo stesso modo, ogni correzione, anche parziale, influisce sull'intero messaggio..
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