Come migliorare una comunicazione efficace 10 consigli pratici

Il comunicazione effettiva personale, nelle organizzazioni e nelle aziende è molto importante per raggiungere obiettivi e sviluppare relazioni personali - Le sfide più complesse nella vita, come relazioni sociali significative (madre / padre-figli, famiglia, partner, lavoro, ecc.) o avanzamento professionale carriera richiedono la corretta gestione della comunicazione.

Che sia orale o scritta, la comunicazione non è una questione semplice. La buona notizia è che la capacità di comunicare può essere appresa. Seguendo queste linee guida, imparerai a migliorare una comunicazione efficace e noterai presto cambiamenti nell'accettazione, nella fiducia e nello sviluppo professionale..

10 passaggi per sviluppare una comunicazione efficace

1-Non dare nulla per scontato

Molte persone, soprattutto in ambito professionale, sono convinte della propria superiorità comunicativa, sostenendo convinzioni quali:

"Sono un buon comunicatore ... tutti gli altri hanno il problema".

"Il mio modo di comunicare non è il problema, sono gli altri che non sanno ascoltare".

Indicare gli errori degli altri come giustificazione dei nostri problemi è il passatempo numero uno delle società individualistiche, una distinzione proposta dallo scienziato Miller nel 1984¹.

Questo effetto comunicativo di cui parlo è un effetto di attribuzione: interpretazione o spiegazione che viene fatta sulle cause, i motivi e le ragioni di qualche evento (comprese credenze, atteggiamenti e comportamenti) sia negli altri che nell'individuo che lo compie.

Lo scienziato Kelley ha proposto che se gli esseri umani agissero come scienziati, potremmo incorrere in un'attribuzione di questo tipo solo se nella situazione concreta proposta^Due:

• Ogni volta che siamo con quella persona, la stessa cosa accade a noi.
• Quella persona ha lo stesso problema con più persone.

Tuttavia, per motivi culturali e di apprendimento, non siamo scientifici o obiettivi quando formuliamo giudizi di attribuzione..

Tornando all'esempio, il modo più semplice e veloce è incolpare l'altro per un certo problema, perché?

• Bias di tendenza di conferma: incorriamo in questo bias di attribuzione se non cerchiamo informazioni che vanno oltre la nostra percezione personale o se sovrapponiamo il nostro giudizio a quello degli altri.

Cioè, se ci comportiamo come esseri umani piuttosto che come scienziati, è probabile che presumiamo che la colpa dell'altra persona sia vera anche se solo la prima osservazione proposta da Kelley è vera..

Il più grande nemico dell'apprendimento e dello sviluppo personale è il nostro modo di pensare. Se consideriamo che siamo perfetti e gli altri sono cattivi comunicatori, non ci chiederemo mai cosa possiamo migliorare.

La verità è che tutti noi abbiamo punti di forza e di debolezza nei diversi aspetti della comunicazione interpersonale. Non c'è una sola persona sul pianeta che non abbia bisogno di lavorare per migliorare la propria comunicazione poiché è un lavoro per la vita, non dobbiamo mai abbassare la guardia.

2-Conosci te stesso

Prima di decidere di apportare modifiche al modo in cui comunichi, dovresti sapere quali sono i tuoi punti di forza per cercare di mantenerli e imparare da essi o quali sono i tuoi punti deboli su cui dovresti lavorare..

Prenditi del tempo per rivedere gli ultimi incontri comunicativi che hai avuto. Poniti delle domande e prova a descrivere il tuo stile di comunicazione. Alcune delle domande che potresti porsi in ogni scena comunicativa che ricordi sono le seguenti:

• Come ho comunicato (comportamenti, atteggiamenti, tipo di argomenti utilizzati, ecc.)?
• Quali sono state le conseguenze per aver comunicato in questo modo?
• Quali strumenti di comunicazione di quelli utilizzati sono stati più positivi e quali sono stati più negativi??
• Quali strumenti potresti usare ampiamente?
• E, tra gli aspetti negativi, come potrei evitare di incorrere in loro?

3-Mantieni una visione globale

Immagina di trovarti in un contesto di lavoro o di studio di gruppo. Probabilmente la cosa più importante per te e per il gruppo è il compito. Tuttavia, questa è un'arma a doppio taglio.

Quando c'è un compito da svolgere, tendiamo a concentrarci su di esso e trascuriamo di trattare con le persone. In questo caso, cerca di mantenere una visione globale di ciò che sta accadendo.

Poiché la maggior parte degli errori nelle prestazioni lavorative sono dovuti a una scarsa comunicazione, cerca di essere la voce obiettiva del gruppo. Inoltre, in molte occasioni ti ritroverai coinvolto in discussioni di gruppo. Se sei stato un osservatore, saprai come identificare la causa del conflitto per risolverlo.

4-Ascolta prima di parlare

Strettamente correlato al punto precedente troviamo questo fenomeno. Sicuramente sarai in grado di identificare diverse situazioni comunicative nella tua vita in cui ti sei trovato a difendere la tua posizione con le unghie e con i denti.

Quanto più importante è per noi l'argomento da discutere in una conversazione, tanto più cercheremo di tenere in considerazione la nostra opinione.

Questo può portarci a non ascoltare e monopolizzare il discorso, o anche a confrontarci con gli altri a causa della prevalenza del nostro punto di vista. Tuttavia, in molte occasioni il tuo punto di vista e quello degli altri non è così opposto come potrebbe sembrare a prima vista..

Pertanto, la migliore strategia per evitare di trovarci in situazioni scomode che ci fanno ricordare la conversazione come un fallimento, è ascoltare prima di parlare e cercare di fornire argomenti brevi ma altamente informativi in ​​modo assertivo..

5-Assertività sul lavoro

Come punto intermedio tra passività e aggressività nel nostro discorso comunicativo, troviamo l'assertività. Questo termine, pur derivando dal latino (affermazione della certezza di una cosa), fu descritto per la prima volta in dettaglio da Wolpe e Lazarus nel 1958.

L'assertività consiste nell'affermarsi e nel rispettare noi stessi, nel dire quello che pensiamo e diciamo senza timore di rappresaglie, sì, farlo sempre con eleganza e da una posizione di massimo rispetto.

Cosa devo fare per essere assertivo?

• Dì sempre la verità, positiva o negativa per il tuo interlocutore, senza trattarlo con disprezzo o inviare messaggi offensivi. L'assertività implica eleganza e rispetto per gli altri.
• Trasmetti il ​​tuo messaggio in modo chiaro, conciso, rapido e forte. La comunicazione assertiva non comprende l'esitazione. Quando si tratta di una comunicazione efficace, meno è sempre meglio.
• Parla di ciò che sai, non basarti mai su mere speculazioni o percezioni. Perché? Se la tua credibilità come fonte di informazione è diminuita, è molto probabile che il tuo interlocutore cogli l'occasione per "mangiarti" con le sue argomentazioni, entrando in un circolo di comunicazione aggressivo-difensivo.
• Invita al dialogo, fai domande e chiedi partecipazione.
• Ascolta attivamente il tuo interlocutore. L'ascolto attivo è una dimensione comunicativa prevalentemente non verbale³. La tua espressione facciale ei tuoi gesti di conferma indicheranno la tua opinione al tuo interlocutore senza bisogno di parlare. Questo è un ottimo modo per salvare le parole ed esprimerti durante l'ascolto. Inoltre, stimolerai una maggiore motivazione comunicativa e interesse per te come persona con cui condividere punti di vista.

6-avere un atteggiamento positivo

Ogni atto comunicativo tra esseri umani contiene queste due componenti.

Gli atteggiamenti derivano dalle nostre convinzioni, sentimenti e intenzioni. Lo psicologo Allport le ha definite come disposizioni mentali e neurologiche organizzate dall'esperienza che esercita un'influenza direttrice o dinamica sulle reazioni dell'individuo a tutti gli oggetti ea tutte le situazioni ad essi corrispondenti..

Se analizziamo questa definizione, vediamo che in un atto comunicativo i nostri atteggiamenti sono importanti quanto il nostro comportamento. In ogni scambio comunicativo, i nostri atteggiamenti saranno sempre presenti, fornendo informazioni al nostro interlocutore..

Quando parlo di atteggiamenti, intendo sia quelli che abbiamo verso noi stessi che quelli che assumiamo nei confronti dell'altra persona, ed entrambi i tipi di atteggiamenti sono della massima importanza.

Se il tuo atteggiamento verso te stesso è negativo (scarsa autostima), ciò si rifletterà nel tuo modo di comunicare, rendendo il compito molto più difficile..

In quale modo? Una persona che non si valorizza e vuole abbastanza provocherà lo stesso effetto nel suo interlocutore e la sua credibilità sarà ridotta.

Al contrario, se mantieni atteggiamenti positivi verso te stesso, vedrai subito che gli altri avranno un maggiore interesse ad ascoltare la tua opinione e ad accettare le tue argomentazioni..

7-Adattati al tuo interlocutore

Tutto comunica: tu, il tuo interlocutore, il soggetto, il momento, il luogo e il modo.

A seconda di quale dovrebbe essere la conversazione, il contesto dovrebbe essere adattato. Pertanto, una conversazione di lavoro non è la stessa di una conversazione con amici o familiari..

Comunque, l'aspetto più importante è la persona con cui comunichi. In questa direzione, Einstein ha detto: "Non capisci qualcosa se non sei in grado di spiegarlo a tua nonna"..

8-Empatia: qual è il pensiero del mio interlocutore?

Probabilmente ti fai questa domanda molto spesso durante una conversazione. Se è così, molto bene. L'empatia è la capacità di percepire i pensieri, i sentimenti, le emozioni e le intenzioni di un'altra persona.

Più conosci una persona, meglio puoi entrare in empatia con lei e più ti abituerai a interpretare ciò che l'altra persona potrebbe sentire o pensare, migliori saranno le tue capacità..

Se il tuo interlocutore sente che entri in empatia con lui, si sentirà più interessato e motivato dalla tua conversazione. Ecco perché l'empatia è un potente strumento di comunicazione. Interessandoti agli altri, otterrai interesse.

Cosa posso fare per essere empatico nella conversazione?

• Chiedigli se le tue impressioni sono corrette. Durante la conversazione, prova a indovinare cosa potrebbe pensare o provare l'altra persona. Quando hai un'idea approssimativa, chiedi indirettamente usando espressioni come "Sembra che…. Ho ragione?" oppure "Ho l'impressione che ...". In base alla risposta che ottieni, otterrai indizi per interpretare i segnali di quella persona specifica.
• Presta attenzione allo sguardo del tuo interlocutore: non è vano che si dica che gli occhi sono lo specchio dell'anima. Lo sguardo di una persona ti dirà come si sente.
• Reciprocità emotiva: se quello che vuoi è che la persona con cui stai parlando esprima le proprie emozioni, inizia facendo lo stesso. È molto probabile che in questo modo l'altra persona si adatti al tuo livello di espressione.

Strettamente correlato all'empatia è il concetto di comunicazione etica. Questo si riferisce alla presa in considerazione del benessere della persona con cui interagisci, dimostrando la tua sensibilità ai suoi sentimenti e convinzioni..

Se una persona si sente capita, sarà più disponibile ad ascoltarti e ad esprimere ciò che sente veramente.

9-Osservazione e ascolto attivo

Quando comunichiamo, tutti i nostri sensi possono fornirci informazioni di grande valore. Tendendo ad utilizzare il senso dell'udito come una priorità, riceviamo solo il 45% delle informazioni totali trasmesse dal nostro interlocutore: tono di voce, volume, ritmo e contenuto.

Il restante 55% delle informazioni comunicative può essere percepito attraverso il senso della vista³ Ma, per questo, dobbiamo allenarci e abituarci a cogliere queste chiavi: espressioni, gesti, posizione, frequenza respiratoria, distanza, ecc..

Quando ascoltiamo il nostro interlocutore, dobbiamo abituarci a farlo attivamente, cioè estrarre la massima informazione dagli stimoli catturati: pensare, fare associazioni e interpretazioni, ecc. Inoltre, un buon strumento per motivarti accompagnando il tuo discorso è fare piccoli cenno del capo usando parole o gesti.

10-Attenzione alle alterazioni comunicative

Uno dei modi migliori per imparare a comunicare in modo efficace è correggere e rimediare ai nostri errori. Ci sono alcune alterazioni comunicative che si verificano con alta frequenza in tutti gli scambi comunicativi:

• Distorsione: consiste nell'interpretare parzialmente o soggettivamente le informazioni trasmesse dal nostro interlocutore. Quando ascoltiamo, dobbiamo posizionarci nel quadro di riferimento della persona che parla e cercare di isolare il nostro, sulla base delle nostre esperienze e apprendimenti. Ogni persona è un mondo.
• Omissione: poiché la capacità attenzionale umana è limitata, normalmente perdiamo parte delle informazioni trasmesse dal nostro interlocutore. Questo può diventare frustrante e demotivante per la persona con cui stai parlando. Prova a modulare la tua attenzione per assicurarti di ricordare le informazioni importanti e filtrare le informazioni meno rilevanti. Per sapere cosa è importante, dobbiamo prestare attenzione al linguaggio non verbale del nostro interlocutore, che accentuerà quello con un maggior contenuto emotivo.
• Generalizzazione: questa alterazione, contrariamente alle precedenti, fa riferimento ai tuoi messaggi comunicativi in ​​risposta a quelli del tuo interlocutore. Tendiamo a generalizzare una situazione specifica a "sempre, mai, tutto, niente, ecc.". Cerca di evitare di usare queste espressioni generalizzando casi specifici che la persona con cui stai parlando ti trasmette. Perché? Ciò provocherà una sensazione di incomprensione nel tuo interlocutore che si tradurrà in rifiuto e frustrazione nei tuoi confronti.

E cosa fai per stabilire una comunicazione efficace con gli altri? La tua esperienza ci aiuterà ad avere altre opinioni e lettori. Grazie!

Riferimenti

1. Miller, J.G. (1984). Cultura e sviluppo della spiegazione sociale quotidiana. Journal of Personality and Social Psychology, 46, 961-978.
2. Kelley, H.H. (1971). Attribuzione nell'interazione sociale. New York: General Learning Press.
3. Mehrabian, Albert (1969): "
   Alcuni referenti e misure del comportamento non verbale ”. Metodi di ricerca comportamentale e strumentazione, 1, 203-207.
4. Xlibris Corporation. (2008). Abilità comunicative efficaci: le basi per il cambiamento.
5. Chambers, S.E. (2001). Capacità di comunicazione efficaci per professionisti scientifici e tecnici. Libri di base.