Il scatola generale è un subledger in cui sono archiviate tutte le ricevute di contanti e le transazioni di pagamento, inclusi depositi e prelievi bancari. È il principale archivio di informazioni relative alla liquidità di un'azienda.
Le aziende dividono la liquidità generale in due segmenti: il giornale di registrazione dei pagamenti in contanti, in cui vengono registrati tutti i pagamenti in contanti, come le spese operative e la contabilità fornitori, e il giornale degli incassi, in cui vengono registrati tutti gli incassi, ad esempio le vendite in contanti e i conti attivi..
Un'azienda utilizza il registratore di cassa generale per tenere traccia delle varie entrate e pagamenti in contanti che viaggiano attraverso un'azienda.
Le informazioni nel registratore di cassa generale sono registrate periodicamente nella contabilità generale. Confrontato regolarmente con i documenti bancari tramite una riconciliazione bancaria, per garantire che le informazioni nel libro siano corrette.
Se non è corretto, viene effettuata una registrazione di rettifica per rendere la casella generale conforme alle informazioni bancarie.
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Le attività economiche di qualsiasi azienda comportano un regolare afflusso e deflusso di disponibilità liquide e mezzi equivalenti. Il fondo generale aiuta la leadership di un'azienda a determinare quanti soldi ha l'azienda in un dato momento.
Con queste informazioni, l'azienda può mostrare il proprio rendiconto finanziario agli istituti di credito e quindi assicurarsi di affrontare efficacemente la sfida competitiva..
Il flusso di cassa si concentra sul denaro che l'azienda spende per attività di investimento, funzionamento e finanziamento..
Nelle società che gestiscono un gran numero di transazioni di debito e credito in contanti, la liquidità generale sostituisce un conto di cassa separato nel libro mastro della società..
Le aziende con meno pagamenti e ricevute in contanti potrebbero non richiedere un cassiere generale e scegliere di utilizzare un solo conto in contanti.
La casella generale viene utilizzata per registrare ricevute e pagamenti in contanti. Funziona come un libro di aiuto.
I movimenti relativi all'incasso e al pagamento di cassa vengono prima registrati nel registratore di cassa generale e quindi registrati nei conti di contabilità generale corrispondenti.
Inoltre, la liquidità generale è un sostituto del conto in contanti nel libro mastro. Se una casella generale viene mantenuta correttamente, non è necessario aprire un conto in contanti nel libro mastro..
Ci sono molti motivi per cui un'azienda può registrare le transazioni utilizzando una cassa generale invece di un conto in contanti..
- I saldi di cassa giornalieri sono di facile accesso.
- Gli errori possono essere facilmente rilevati tramite la verifica.
- Le voci vengono mantenute aggiornate, perché il saldo viene controllato quotidianamente.
Nel contesto aziendale, vengono adottate politiche di cassa sicura, in particolare quelle relative al controllo della liquidità generale, per incoraggiare segnalazioni accurate e prevenire il furto di beni.
Non dovresti mai mettere i soldi ricevuti nella piccola cassa. Causerà errori e confusione nelle registrazioni contabili.
Tutti i soldi che entrano nell'attività devono essere prontamente depositati in banca e inseriti nei registri prima di essere nuovamente pagati. Altrimenti può creare confusione quando si riconcilia il saldo di cassa.
La corretta emissione di ricevute aiuta a proteggere l'attività da qualcuno che intascasse i contanti invece di depositarli. Le ricevute devono essere pre-numerate con duplicato.
A volte potrebbe non essere possibile ricevere le ricevute. Ad esempio, quando si acquistano articoli in un mercato.
In questo caso, il costo di ogni transazione dovrebbe essere annotato immediatamente per non dimenticare gli importi. Possono quindi essere trasferiti a una ricevuta di cassa per l'autorizzazione di un manager.
Avere soldi in ufficio è allettante. Molte volte una frode inizia in questo modo.
I contanti devono essere depositati rapidamente in banca. Al massimo entro tre giorni dal ricevimento.
Per proteggere le persone che gestiscono denaro, dovrebbero essere sempre presenti due persone all'apertura di cassette, buste e altre fonti di denaro. Entrambe le persone devono contare i contanti e firmare anche la ricevuta.
La casella deve essere utilizzata solo per effettuare pagamenti quando gli altri metodi sono impossibili. Idealmente, impostare gli account dei fornitori per pagare le fatture tramite assegno o bonifici bancari.
Il vantaggio del pagamento tramite assegno è che viene prodotta un'ulteriore serie di registrazioni sotto forma di estratto conto. Inoltre, garantisce che solo le persone autorizzate effettuino i pagamenti, riducendo la possibilità di furto o frode..
Il registratore di cassa generale è generalmente suddiviso in un giornale di registrazione degli incassi e un giornale di esborso di contanti quando ci sono un gran numero di transazioni.
In una piccola azienda, con un volume di transazioni in contanti inferiore, tutte le transazioni in contanti sono registrate in un'unica casella generale.
Le transazioni in contanti attraversano diverse fasi prima di terminare in un rapporto sulla liquidità. In generale, i flussi di denaro in entrata e in uscita vengono registrati addebitando e accreditando il conto in contanti..
Ad esempio, gli incassi dei clienti vengono contabilizzati addebitando il conto contanti e accreditando il conto clienti del cliente. Le informazioni nella casella generale sono inserite in ordine cronologico, al fine di facilitare la ricerca delle transazioni.
I flussi di cassa in entrata vengono quindi inseriti nel bilancio di verifica, che aiuta i contabili a verificare che i crediti totali siano uguali ai debiti totali..
La terza fase del processo di rendicontazione finanziaria porta alla divulgazione della liquidità nel bilancio aziendale..
La prima registrazione di cassa generale è il saldo iniziale all'inizio di un periodo contabile. Ogni voce deve contenere una data, una nota sulla spesa o ricevuta e l'importo totale della transazione.
Anche le transazioni in contanti generali devono essere trasferite ai conti o titoli corrispondenti all'interno della contabilità generale..
Ad esempio, i pagamenti ricevuti in contanti per i servizi resi sono elencati nella sezione "Attività" della contabilità generale..
Le spese vive per forniture e altri materiali aziendali sono elencate come spese.
Una società deve riconciliare la liquidità generale con gli estratti conto mensili ricevuti dall'istituto finanziario e tenere conto delle discrepanze nei fondi.
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