Il funzioni di assistente amministrativo sono compiti di assistenza e accompagnamento alla normale attività svolta da un'azienda. Sono quindi indispensabili per un efficace funzionamento degli stessi.
Queste attività sono normalmente variabili in base all'area di business dell'azienda in cui operano. Ad esempio, negli uffici specializzati come gli studi legali, gli assistenti hanno solitamente una formazione specifica per svolgere determinate attività.
Esistono, tuttavia, funzioni comuni a tutte le aree che solitamente ruotano attorno alla distribuzione e alla gestione delle informazioni all'interno dell'ufficio. Ciò include la gestione di documenti, archivi e l'organizzazione di eventi..
Ma queste attività possono diventare molto più estese. In alcune occasioni, gli assistenti amministrativi devono anche occuparsi del trattamento delle informazioni contabili e anche garantire l'operatività delle risorse tecnologiche dell'azienda..
Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo è aiutare i membri dell'ufficio con la gestione di documenti e file.
Di solito questa attività è correlata all'archiviazione, all'organizzazione e alla gestione dei file. Tuttavia, in determinate occasioni potrebbe anche essere necessario che scrivano, modificano e rivedono i documenti.
In alcune aziende viene addirittura chiesto di prendere dettatura di lettere o appunti e di registrare i verbali delle riunioni che si svolgono.
In alcuni casi, ad esempio quando si tratta di uno studio legale, è necessaria una formazione specialistica per poter svolgere queste funzioni: l'assistente amministrativo dovrà comprendere la terminologia e le procedure legali.
D'altra parte, gli assistenti amministrativi che lavorano nel campo medico necessitano di competenze diverse. Devono avere la formazione necessaria per trattare i pazienti e leggere i referti medici.
Anche la pianificazione degli eventi in ufficio è spesso responsabilità degli assistenti amministrativi. L'entità di questa responsabilità può essere variabile a seconda delle dimensioni dell'azienda.
Un evento può essere semplicemente una riunione o un pranzo di lavoro, ma può anche essere una conferenza più grande o una festa aziendale. In entrambi i casi, il partecipante deve gestire tutti i criteri relativi all'evento.
Ciò include contattare fornitori, effettuare prenotazioni, scegliere menu e decorazioni. Ma include anche contattare, invitare e confermare partecipanti, relatori e docenti nel caso in cui ciò sia necessario..
Il servizio clienti è solitamente una delle attività più comuni per gli assistenti amministrativi. Il pubblico di destinazione dipende sempre dalle dimensioni dell'azienda e dal suo orientamento al business..
Per le piccole imprese che servono direttamente il pubblico, potrebbe essere richiesto l'assistente amministrativo per salutare i clienti. Quando ciò accade, il loro lavoro è finalizzato a guidarli e assisterli durante il loro passaggio attraverso le strutture dell'azienda..
Nelle aziende più grandi, l'assistente amministrativo dovrà assistere a visitatori di altra natura come partner o grandi fornitori.
In questo caso, la tua missione sarà guidarli nell'adempimento della loro agenda e negli incontri con la direzione o altre aree dell'azienda..
La categoria del servizio clienti include il servizio telefonico e virtuale. Nel caso dell'assistenza telefonica è compreso l'orientamento dei clienti e dei partner, nonché l'organizzazione e l'amministrazione degli ordini del giorno..
Quando si tratta di servizio virtuale, le attività dipenderanno dai canali forniti dall'azienda per il servizio clienti o la gestione delle informazioni..
In alcuni casi comporta la gestione della posta elettronica, la risposta, l'inoltro o l'archiviazione dei messaggi secondo necessità.
In altri casi, quando i canali di comunicazione virtuale sono più diversificati, possono essere inclusi altri compiti, come assistere il pubblico attraverso i sistemi di chat o anche rispondere alle domande attraverso i social network dell'azienda..
Nelle grandi aziende è normale che ci sia personale specificamente concentrato sulla partecipazione a questi canali di comunicazione. Quando le aziende sono piccole, questo compito è solitamente nelle mani degli assistenti amministrativi.
La gestione degli ordini del giorno è spesso uno dei compiti più importanti per gli assistenti amministrativi. Questa responsabilità include ricevere richieste di appuntamenti e riunioni per telefono, di persona o online e organizzarle nell'agenda secondo i criteri definiti..
Comprende anche la programmazione di incontri interni ed esterni all'azienda, pranzi di lavoro e viaggi di lavoro..
In questi ultimi casi, è anche responsabilità dell'assistente prenotare voli, hotel, ristoranti o sale riunioni secondo necessità..
Gli assistenti amministrativi sono talvolta responsabili del monitoraggio e della registrazione delle spese che si verificano all'interno dell'azienda. Questi compiti possono essere semplici, come registrare determinate spese su un foglio di calcolo..
In alcuni casi, l'assistente deve avere una formazione per lo sviluppo di compiti più complessi. Ad esempio, le tue responsabilità potrebbero includere la segnalazione della contabilità alla direzione..
Di solito questo dipende dalle dimensioni dell'azienda. Una grande azienda tende ad avere ruoli più specializzati; in questi l'informativa contabile è gestita da persona incaricata a tal fine.
Tuttavia, una delle competenze fondamentali per qualsiasi assistente amministrativo è la padronanza di software di contabilità d'ufficio, come Microsoft Excel..
Rientra nelle funzioni degli assistenti amministrativi anche la gestione delle risorse tecnologiche. In questo senso, è tua responsabilità assicurarti che tutti gli strumenti necessari al funzionamento dell'azienda funzionino bene..
Ciò include la creazione di copie di backup delle informazioni contenute nelle apparecchiature informatiche e l'aggiornamento dell'antivirus, tra le altre attività..
D'altra parte, include la gestione di apparecchiature come proiettori e laptop. Implica inoltre la revisione e la manutenzione delle attrezzature necessarie per il normale svolgimento delle attività che sono sotto la sua responsabilità..
Questo non vuol dire che l'assistente amministrativo debba avere conoscenze tecniche. Il suo lavoro consiste nello specifico nell'assumere personale tecnico per effettuare periodicamente la manutenzione delle apparecchiature per evitare contrattempi..
Il ricevimento e la consegna della corrispondenza e dei pacchi sarà compito dell'assistente amministrativo. Questo sarà a conoscenza del tracciamento della spedizione e dell'effettuazione dei pagamenti se necessario. A sua volta, è necessario gestire la corrispondenza e consegnarla ai reparti corrispondenti.
L'assistente amministrativo deve aver controllato i dati personali dei dipendenti dell'azienda o dell'ente. Questo servirà in modo che, se necessario, l'assistente possa fornire rapidamente le informazioni. Per questo sarà incaricato di ottenere i dati identificativi o di interesse di ciascun dipendente.
Nelle riunioni può essere richiesta la presenza dell'assistente amministrativo per prendere atto di quanto sopra e poi trascriverlo in forma scritta. Lo stesso accadrà se alcune conversazioni sono prese da audio e richiedono di essere trascritte..
Tra le competenze e le capacità di un assistente amministrativo possiamo citare:
- Conoscenza di office automation (database, fogli di calcolo, elaboratori di testi, programmi di desktop publishing ...).
- Abilità comunicative.
- Da organizzare.
- Capacità di gestire tempo e risorse.
- Buona memoria.
- Abilità con i programmi per computer.
- Abilità di battitura.
- Capacità di sintesi.
- Capacità di lavoro di squadra.
- Buon livello di scrittura, ortografia e comprensione della lettura.
- Efficienza e produttività.
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