La forma di richiesta di acquisto È il documento generato da un reparto utente o dal personale di magazzino per notificare all'ufficio acquisti gli articoli da ordinare, la quantità e la tempistica di consegna. L'acquisto in un'azienda inizia con la raccolta dei requisiti.
Dopo che sono stati compilati, l'ufficio acquisti dovrebbe essere informato. La richiesta di acquisto è il documento che conterrà l'elenco di tali requisiti. Per prevenire le frodi, i responsabili di reparto non sono generalmente autorizzati a effettuare ordini direttamente dai fornitori o acquistare per conto dell'azienda..
Invece, è un reparto diverso chiamato reparto acquisti che effettivamente effettua ordini con fornitori esterni. I responsabili dei diversi reparti utilizzano i moduli di richiesta di acquisto per comunicare a questo reparto quali materiali devono essere acquistati..
Le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono documenti chiave nel processo di acquisizione degli articoli di cui l'azienda ha bisogno per il suo funzionamento, standardizzando il processo degli ordini internamente ed esternamente..
Indice articolo
I punti chiave sulla richiesta di acquisto sono i seguenti:
- È una richiesta che viene fatta all'ufficio acquisti per acquisire un certo elenco di materiali.
- È necessaria l'approvazione dell'organizzazione acquisti.
- È un documento interno; cioè, rimane all'interno dell'organizzazione.
È possibile creare una richiesta di acquisto per i seguenti tipi di approvvigionamento:
Per ottenere forniture e materiali dai fornitori, sia per i processi di produzione come materiali di consumo per ufficio che per altri beni.
Fornire materia prima a un fornitore e ottenere così un prodotto finito.
Ottenere materiale che viene conservato nelle strutture dell'azienda e il fornitore viene pagato per questo.
Per ottenere materiali da un altro dipartimento o area all'interno della stessa organizzazione.
Per ottenere i servizi di un fornitore di terze parti, come l'esecuzione di lavori di manutenzione degli impianti.
I componenti di base che compongono una richiesta di acquisto sono:
- Numero della richiesta, che consente l'identificazione del documento. Deve essere prestampato.
- Reparto richiedente.
- Data richiesta e data di consegna richiesta.
- Nome della persona che predispone la richiesta e firma della persona che effettua la corrispondente autorizzazione.
- Gli articoli richiesti devono essere descritti in dettaglio, per evitare dati imprecisi. L'importo deve essere esatto; è molto importante posizionare l'unità richiesta (chili, litri, unità, ecc.).
- Firma del responsabile dell'ufficio acquisti che approva o non approva l'acquisto.
- Se sono già state richieste offerte ai fornitori, queste devono essere allegate alla richiesta.
Il processo di richiesta di acquisto viene utilizzato dalle organizzazioni per effettuare e tenere traccia degli ordini per le forniture. Questi possono essere qualsiasi cosa, dalle materie prime ai mobili per ufficio e altro ancora.
Quando un responsabile di reparto ritiene che i materiali stiano per esaurirsi, compila il modulo di richiesta di acquisto, che include i campi sopra indicati..
Una richiesta di acquisto è il modulo che un reparto aziendale invia all'ufficio acquisti, elencando gli articoli che desidera vengano ordinati da un fornitore esterno..
Questo processo consente agli utenti di effettuare un ordine, ricevere l'approvazione del supervisore e, soprattutto, consentire a fornitori di terze parti di inviare preventivi..
Quando il responsabile acquisti riceve la richiesta di acquisto in questo processo, può esaminare tutte le informazioni inviate dall'utente originario. Il manager seleziona semplicemente se la richiesta è approvata o meno.
Se non approvato, c'è una casella per mettere il motivo della decisione e l'ufficio richiedente sarà informato di questa decisione. Tuttavia, se il manager dà la sua approvazione, il passo successivo sarà quello di richiedere un preventivo ai fornitori.
Di tanto in tanto, i reparti di un'azienda avranno bisogno di materiali; la richiesta di acquisto avvia il processo di acquisto. L'ufficio acquisti agirà in conformità con la forza del documento.
Se c'è un problema, il documento servirà come prova che un dipartimento ha ordinato le forniture con una certa comunicazione.
In assenza di controlli adeguati, il personale può essere coinvolto in frodi, poiché potrebbe richiedere materiali per uso personale..
Con una richiesta di acquisto sono in atto misure per garantire che non venga praticata alcuna frode. L'applicazione deve passare attraverso più mani per garantirne l'accuratezza e la necessità.
Con gli ordini di requisizione implementati, si evitano le possibilità di frode. Anche i beni aziendali sono protetti.
Quando un'organizzazione richiede che tutte le richieste vengano eseguite centralmente tramite l'ufficio acquisti, è facile gestire l'intero processo.
Anche gli acquirenti ne traggono vantaggio, poiché ora possono raggruppare gli acquisti e sfruttare il potere d'acquisto dell'organizzazione per negoziare condizioni migliori..
Numero di richiesta: 00455
Data: 15 maggio 2018
Nome del richiedente: Annaliese Corvo
Posizione: supervisore della formazione
Dipartimento: formazione del personale
Motivo della richiesta: I seguenti articoli devono essere utilizzati nel corso di formazione "Garanzia di qualità", che verrà impartito durante la settimana dal 16 al 20 luglio 2018.
- 01 porta pennarello per lavagna a fogli mobili.
- 12 matite.
- 01 lavagna a fogli mobili con 20 fogli bianchi: 1 metro di larghezza x 1,5 metri di lunghezza.
- 12 taccuini a riga singola a grandezza naturale.
- 06 pennarelli colorati per lavagna bianca.
- 12 gomme.
- 12 penne a inchiostro blu.
Si allegano 2 preventivi ricevuti da fornitori di cancelleria.
Autorizzato da: Alberto Moreno
Posizione: responsabile delle risorse umane
Gestione delle risorse umane
Il reparto di produzione di Confecciones Tely, S.A. È necessario ordinare materiali diversi e compilare il modulo di richiesta di acquisto. Questo modulo notifica all'ufficio acquisti che queste forniture sono necessarie..
L'ufficio acquisti può approvare o rifiutare la richiesta ricevuta. Se approvato, verrà creato un ordine di acquisto.
L'ordine di acquisto viene inviato al venditore per l'acquisto dei prodotti. Il fornitore produce e consegna i prodotti con fattura.
Il reparto ricevimento riceve i prodotti e consegna il rapporto di ricevimento al reparto contabilità.
Se tutti i documenti risultano conformi, l'area contabilità rilascia l'approvazione della fattura al cassiere, indicando che il pagamento può essere effettuato al fornitore..
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