Il politiche di inventario sono le istruzioni scritte del top management sul livello e l'ubicazione dell'inventario che un'azienda dovrebbe avere. Inventario è il termine utilizzato nella produzione e nella logistica per descrivere i materiali che sono input per la produzione, prodotti finiti o prodotti che si trovano nel processo di produzione..
Lo scopo principale delle politiche di inventario è aumentare i profitti dell'azienda, cercando di garantire livelli adeguati di inventario in ogni momento. Le procedure utilizzate per eseguire questa operazione variano in base al tipo di attività..
La risorsa più preziosa di un'azienda è solitamente il valore dell'inventario che possiede. Le politiche e le procedure vengono utilizzate per proteggere tali risorse dalla scadenza, dal furto o da altri tipi di perdita..
Oltre a proteggere l'inventario, le aziende vogliono assicurarsi di avere scorte sufficienti per soddisfare la domanda, altrimenti potrebbero perdere le vendite. D'altra parte, tenere troppe scorte è costoso, non solo per il rischio di danni o perdite, ma per lo spazio necessario per immagazzinarlo..
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Il flusso di costi FIFO (First In First Out) presuppone che l'inventario più vecchio venga venduto per primo.
Poiché i costi tendono ad aumentare nel tempo, FIFO utilizza i costi più bassi per calcolare il costo della merce venduta. Questo massimizza i profitti e quindi crea una maggiore responsabilità fiscale..
Il flusso di costi LIFO (Last In First Out) ha l'effetto opposto: riduce al minimo i profitti imponibili quando i prezzi aumentano.
Questa politica mira a garantire che le scorte siano controllate e calcolate correttamente, evitando così perdite o carenze, sia dei lavori in corso che dei prodotti finiti..
Allo stesso modo, per quelle forniture acquisite da convertire come parte della merce da vendere.
Questa politica analizza il metodo di valutazione del costo minimo o di mercato, stabilendo che deve essere applicato alle quantità effettive delle scorte, al fine di determinare il valore di ciascun articolo..
I principi contabili richiedono che le spese corrispondano al reddito generato e al periodo contabile.
Questo può essere fatto con la spesa per la perdita di inventario, stabilendo un contro-conto di riserva di inventario.
Viene calcolato l'ammontare delle perdite e dei danni da subire nel periodo ammortizzato all'inizio del periodo. Questo viene fatto addebitando i costi della merce venduta e accreditando la riserva di inventario.
Al momento della realizzazione delle perdite, il conto di riserva viene addebitato e le scorte vengono accreditate.
Se viene utilizzato un sistema di inventario perpetuo, i record vengono continuamente aggiornati quando l'inventario cambia, utilizzando un sistema computerizzato. Il costo della merce venduta è sempre aggiornato.
Un sistema periodico si basa su conteggi fisici. È più facile ed economico, ma non fornisce informazioni in tempo reale. Aggiorna i costi della merce venduta in un'unica soluzione a fine periodo.
Le esigenze di ogni area dell'azienda devono essere valutate, ricercando un equilibrio tra loro. Le variabili da tenere in considerazione sono:
Il primo aspetto si riferisce al costo di conservazione dei prodotti in magazzino. Dovrebbe essere esaminato l'importo da pagare per il magazzino e il personale che gestisce e controlla l'inventario.
Il secondo punto sono i costi di obsolescenza, che corrispondono al caso di prodotti alimentari o medicinali deperibili. Questi hanno una vita breve, poiché scadono dopo un certo tempo e non possono essere scambiati..
Al terzo posto ci sono i costi dell'ordine, relativi all'organizzazione amministrativa che si occupa di effettuare gli acquisti..
Questa variabile tiene conto delle aspettative dei clienti riguardo al servizio, della percentuale di ordini completi consegnati al cliente e dei tempi di consegna promessi che l'azienda ha rispettato.
Tenere in considerazione le condizioni da soddisfare per ottenere il prodotto. Ad esempio, se il fornitore richiede una quantità minima da acquistare, se è un'azienda flessibile e affidabile, se offre sconti in base al volume dell'ordine.
Allo stesso modo, se il fornitore ha la quantità richiesta disponibile e se i prodotti vengono spediti dal proprio inventario o iniziano il processo di produzione dopo aver effettuato l'ordine..
Corrisponde al periodo di tempo da quando viene rivelato che un prodotto deve essere ordinato e il momento in cui questo prodotto è disponibile per l'azienda per utilizzarlo.
Cinque periodi sono coinvolti in questo processo: controllo dell'inventario, gestione degli acquisti, amministrazione degli ordini da parte del fornitore, trasporto e ingresso nel sistema dell'azienda..
È correlato al numero di clienti che acquistano regolarmente i prodotti, al fine di valutare la loro frequenza di vendita ed effettuare ordini in base alla vendita media.
Questi schemi non sono conclusivi e possono cambiare in qualsiasi momento. Pertanto, è necessario mantenere un inventario di sicurezza..
Di seguito, come esempio, viene presentato il modello di politica dell'inventario per un'università..
Le rimanenze sono definite come cancelleria, pezzi di ricambio, materiali di laboratorio, prodotti chimici, scorte in conto deposito e attrezzature minori, vendute a studenti o al pubblico in generale..
Ogni area che dispone di inventario deve disporre di un sistema di registrazione per registrare:
- Aggiunte.
- Vendite o trasferimenti.
- ritorna.
Le registrazioni dell'inventario devono essere conservate da persone che non sono responsabili della gestione fisica delle scorte nel magazzino..
Ogni anno è necessario eseguire un'ispezione fisica e un conteggio dell'inventario per verificare e confermare le registrazioni dell'inventario. Occorre identificare carenze, eccedenze, scorte obsolete e danneggiate.
Gli articoli obsoleti devono essere smaltiti, ottenendo l'approvazione del funzionario ufficialmente autorizzato attraverso la procedura di delega finanziaria..
Quando un conteggio dell'inventario rivela una discrepanza tra i livelli delle scorte teoriche e fisiche, i record dell'inventario devono essere modificati non appena viene verificato il conteggio fisico..
Tutte le voci di adeguamento devono essere approvate dal rappresentante ufficialmente autorizzato nell'ambito della procedura delle deleghe finanziarie..
Le unità organizzative devono garantire lo stoccaggio sicuro delle scorte, inclusa la protezione contro furti, incendi e altri danni. L'accesso alle aree di stoccaggio è limitato.
Tutte le rimanenze che sono valutate ai fini della loro inclusione in bilancio devono essere valutate almeno al costo e al valore netto di realizzo. Ove possibile, il costo delle scorte per articoli particolari verrà allocato su base FIFO..
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