Il principi di controllo amministrativo sono le regole generali da rispettare nel processo di analisi se le azioni vengono svolte come pianificato e l'adozione delle misure correttive necessarie per confermare la pianificazione.
Gestire significa cercare di utilizzare al meglio le risorse disponibili per raggiungere l'obiettivo aziendale. Pertanto, l'amministrazione comprende tutte le operazioni dell'azienda.
I controlli amministrativi sono l'insieme delle procedure necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. In quanto parte integrante del sistema di controllo interno di un'organizzazione, il suo obiettivo è garantire la piena e tempestiva attuazione delle politiche e dei piani della direzione..
Alcuni esempi di controlli amministrativi includono modifiche procedurali, formazione dei dipendenti e installazione di segnali di avvertimento..
I principi di base del controllo amministrativo possono essere raggruppati in undici categorie, che ne riflettono lo scopo e la natura, la struttura e il processo. Questi principi di controllo amministrativo sono descritti in dettaglio di seguito.
L'obiettivo fondamentale del controllo amministrativo è il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto rilevando i difetti nei piani.
Deviazioni potenziali o effettive dai piani devono essere sufficientemente rilevate per consentire un'azione correttiva efficace.
Un sistema di controllo amministrativo deve rilevare ed evidenziare le cause degli scostamenti dai piani con i minimi costi possibili.
Il principio di efficienza è particolarmente importante nel controllo, perché le tecniche tendono ad essere costose e macchinose..
Un manager può essere così assorto nel controllo da spendere più del necessario per rilevare una deviazione. I controlli che interferiscono gravemente con l'autorità dei subordinati o con la motivazione di chi esegue i piani sono inefficienti.
La responsabilità principale per l'esercizio del controllo spetta al dirigente preposto all'esecuzione dei piani. La loro responsabilità non può essere abrogata o cancellata senza modificare la struttura dell'organizzazione..
La responsabilità del controllo dovrebbe essere affidata a persone specifiche in ogni fase dell'operazione.
Questo semplice principio chiarisce il ruolo raramente compreso dei controller e delle unità di controllo..
Queste agenzie agiscono come un servizio che fornisce informazioni di controllo. Tuttavia, non possono esercitare il controllo a meno che non sia loro data autorità e responsabilità gestionali per le cose controllate..
Il controllo, come la pianificazione, deve essere lungimirante e preventivo. Questo principio è stato spesso trascurato, soprattutto perché il controllo si è basato maggiormente su dati statistici e contabili, piuttosto che su previsioni e proiezioni..
Sebbene le previsioni non siano accurate, sono migliori dei record storici. Idealmente, un sistema di controllo dovrebbe fornire un feedback immediato per correggere le deviazioni dalle prestazioni desiderate non appena si verificano..
Se ciò non è possibile, il controllo dovrebbe essere basato sulle previsioni, in modo da anticipare gli scostamenti nel tempo. Occorre prestare maggiore attenzione alla prevenzione delle carenze che a porvi rimedio dopo che si sono verificate.
Ad esempio, le previsioni di liquidità aiutano a mantenere la solvibilità delle imprese, anticipando le carenze di liquidità e prevenendole.
La stragrande maggioranza dei controlli in uso oggi si basa sul fatto che gli esseri umani commettono errori. Spesso utilizzato come controllo indiretto per rilevare errori, spesso a posteriori.
Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati controlli diretti volti a prevenire gli errori. Migliorare la qualità dei manager può ridurre al minimo la necessità di controlli indiretti. I manager di alta qualità commettono pochissimi errori e svolgono tutte le loro funzioni al meglio.
Il controllo è il compito di garantire che i piani siano eseguiti in modo efficace. Pertanto, le tecniche di controllo dovrebbero riflettere la natura e la struttura specifiche dei piani..
Più chiari e completi sono i piani dell'organizzazione e più controlli sono progettati per riflettere questi piani, più efficaci saranno i controlli nel soddisfare le esigenze..
Ad esempio, il controllo dei costi dovrebbe essere basato sui costi pianificati di un tipo definito e specifico.
I dati di feedback dovrebbero essere prima riportati nella parte inferiore della piramide; cioè ai supervisori e anche al personale operativo che si trova ai livelli più bassi.
Ciò darà ai dipendenti l'opportunità di controllare le proprie situazioni, oltre a velocizzare le azioni correttive..
Un sistema di controllo amministrativo è conforme all'area dell'autorità amministrativa e dovrebbe riflettere la struttura dell'organizzazione..
Quando il sistema di controllo amministrativo è adattato alla struttura dell'organizzazione, determina la responsabilità dell'azione e facilita la correzione della deviazione dei piani.
Allo stesso modo, le informazioni per valutare la performance rispetto ai piani devono essere adattate alla posizione del manager che le utilizzerà. In altre parole, tutte le cifre e le relazioni utilizzate a fini di controllo devono essere in termini di organizzazione..
I controlli diventano efficaci quando sono coerenti con la posizione, la responsabilità operativa, la competenza e le esigenze della persona interessata..
L'ambito e le informazioni dettagliate richieste variano a seconda del livello e del ruolo della direzione.
Allo stesso modo, diversi manager preferiscono diverse forme e unità di reporting delle informazioni. Pertanto, i controlli devono soddisfare i requisiti individuali di ciascun manager..
Tutte le operazioni hanno determinati punti vulnerabili o critici. Sono questi che causano la maggior parte dei problemi e portano a grandi deviazioni.
Un manager, mentre esercita il controllo, dovrebbe concentrarsi sui fattori critici per valutare le prestazioni.
Sarebbe inutile e antieconomico per un manager verificare ogni dettaglio delle prestazioni. Pertanto, è necessario concentrare la propria attenzione sui punti critici delle prestazioni.
Il controllo risulta essere una perdita di tempo se non vengono intraprese azioni correttive. Le azioni correttive possono includere il ripensamento dei piani, la riorganizzazione, la sostituzione o la formazione di un subordinato, la motivazione del personale, ecc..
Il controllo è giustificato solo quando le deviazioni indicate dai piani vengono corrette attraverso una corretta pianificazione, organizzazione, personale e direzione..
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