Il gestione amministrativa È l'insieme delle forme, delle azioni e dei meccanismi che consentono di utilizzare le risorse umane, materiali e finanziarie di un'azienda, per il raggiungimento dell'obiettivo proposto. Si basa su quattro principi fondamentali; l'ordine è il primo, secondo ogni lavoratore deve occupare la posizione per la quale è formato.
La mancanza di ordine porta a un lavoro meno efficiente e ad un uso scorretto delle risorse. Il secondo principio è la disciplina; all'interno della disciplina della gestione amministrativa è un aspetto importante, poiché le norme e le regole devono essere osservate e rispettate da tutti.
Il terzo principio è l'unità di comando. Il dipendente deve sapere a chi riferisce il suo lavoro e da chi riceverà gli ordini, per evitare messaggi errati che danneggino la qualità del lavoro. Infine, promuovere e valorizzare l'iniziativa nel personale è cruciale per motivare; Ciò avrà un impatto positivo sull'ambiente di lavoro e sul raggiungimento degli obiettivi..
La gestione amministrativa è fondamentale per l'organizzazione, poiché costituisce la base su cui verranno svolti i compiti propri del gruppo, formando anche una rete finalizzata al raggiungimento degli obiettivi di business.
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I processi di gestione devono essere eseguiti correttamente in modo che si svolga un'efficace prestazione in ciascuna delle funzioni amministrative.
Questi dovrebbero includere pianificazione, organizzazione, direzione e controllo, tutti basati sul raggiungimento degli obiettivi..
Si riferisce alla selezione, formazione, collocamento e remunerazione del personale. Il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione dipende dalla capacità di disporre del personale appropriato, per il quale deve essere mantenuto l'interesse a soddisfare le esigenze dei dipendenti e, allo stesso tempo, essere fedeli all'organizzazione.
I beni di un'organizzazione devono essere protetti da uso improprio, perdita o danno causati da furto, incendio o qualsiasi altro mezzo.
Per questo motivo è necessario mantenere un'adeguata registrazione per ogni tipologia di bene, ritenendo il personale responsabile del suo corretto utilizzo e salvaguardia..
Una delle funzioni importanti della gestione amministrativa è la creazione e il mantenimento di varie linee di comunicazione tra l'organizzazione e il suo pubblico correlato (clienti, azionisti, dipendenti, fornitori, consumatori)..
Per uno svolgimento stabile e ininterrotto del lavoro amministrativo, dovrebbero essere sviluppati sistemi e procedure di routine definiti. Ciò è motivato dalla natura dell'interdipendenza e dell'interrelazione tra i compiti specifici di ciascun dipartimento..
In ogni reparto è necessario disporre di adeguate immobilizzazioni per avere una resa efficiente ed economica del lavoro ivi svolto. Pertanto, una procedura standard deve essere seguita nella selezione e nell'acquisto di ogni tipo di cespite richiesto..
Un aspetto importante è quello di effettuare una rilevazione e valutazione della reale necessità del bene, evitando così spese inutili che incidono sulle finanze dell'azienda..
Dato che il lavoro amministrativo ha caratteristiche particolari, i moduli utilizzati devono essere progettati in modo da fornire le informazioni richieste in modo adeguato..
È compito dell'amministrazione progettare questi moduli e cercare di standardizzarne l'utilizzo, al fine di ridurre i costi..
Questi articoli devono soddisfare le esigenze degli utenti, poiché influenzeranno l'esecuzione sistematica e rapida del lavoro che viene svolto..
Pertanto, è importante garantire la standardizzazione, la selezione e l'acquisto di questi input, nonché la loro distribuzione ad altri dipartimenti, se necessario.
La pianificazione è la pietra angolare di questo processo, poiché da essa deriveranno le azioni successive da seguire. Per eseguire un processo efficiente è necessario considerare quanto segue:
- Avere obiettivi chiari.
- Studiare l'ambiente in cui verrà svolto il lavoro.
- Identifica e assegna i compiti che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi.
- Eseguire un piano completo di risultati, evidenziando gli elementi creativi che aiutano a svolgere il lavoro in modo efficace.
- Determinare le politiche, i metodi e le procedure necessarie per l'esecuzione del lavoro.
- Crea sistemi di allerta che consentono di anticipare le azioni contro problemi futuri.
- Aggiornare costantemente i piani, considerando i risultati dei controlli esercitati sugli stessi.
Per avere successo, tutte le risorse umane, finanziarie e materiali correlate al lavoro da svolgere devono essere coordinate..
Ciò implica la definizione di una serie di regole e assegnazioni di compiti che devono essere rigorosamente seguite dalle persone coinvolte. Alcune di queste attività sono:
- Dividi il lavoro considerando le unità operative.
- Raggruppa le attività per lavoro.
- Strutturare le unità operative con criteri di gestibilità e affinità del lavoro.
- Selezionare il personale con le competenze richieste per una particolare posizione lavorativa.
- Stabilire aggiustamenti nelle attività svolte, sulla base dei risultati del loro controllo..
Per rispettare le strategie pianificate e organizzate, è necessario intraprendere le azioni che le avviano e dare loro continuità..
Tra queste misure vi sono quelle di indirizzare l'attività e promuovere lo sviluppo del dipendente sul posto di lavoro e personale, affinché questa motivazione si traduca nel raggiungimento efficiente dell'obiettivo. Queste strategie possono essere:
- Guida e incoraggia il gruppo a raggiungere l'obiettivo.
- Stabilire una comunicazione diretta, aperta e trasparente con ciascuno dei soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, sul lavoro.
- Sviluppa il potenziale di ogni membro.
- Crea incentivi per i dipendenti che eccellono in determinati criteri prestabiliti, come la creatività, la velocità di completamento, tra gli altri.
- Stabilire meccanismi di valutazione costanti del processo di esecuzione, al fine di rettificare le azioni se necessario.
È importante attuare strategie per verificare che quanto pianificato, organizzato ed eseguito stia procedendo in modo soddisfacente ed efficace verso il raggiungimento dell'obiettivo.
Ciò consentirà di prendere decisioni per sostituire le attività o riorientare il processo, consentendone l'ottimizzazione. Queste potrebbero essere alcune delle azioni da seguire:
- Stabilire confronti dei risultati con i piani generali dell'azienda.
- Valutare il prodotto del lavoro, sulla base degli standard di prestazione dello stesso.
- Rendere pubblici i mezzi da utilizzare nelle misurazioni.
- Comunicare i suggerimenti al personale responsabile, al fine di correggere le azioni necessarie.
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