Un programma di attività di progetto è un documento, generalmente realizzato sotto forma di tabella o grafico, in cui possono essere facilmente visualizzati tutti i compiti che devono essere eseguiti per portare a termine un determinato progetto in un tempo stabilito.
Inoltre, non solo è possibile vedere quali attività sono necessarie per portare a termine il progetto, ma anche per quanto tempo queste attività dovrebbero essere svolte e quando dovrebbero iniziare a essere svolte, poiché per alcuni progetti potrebbe essere necessario terminare un'attività per avviarne un'altra.
Inoltre, tale programma può includere anche informazioni sulle risorse necessarie per adempiere a ciascun compito e sulla persona o settore incaricato di eseguirli, tra le altre informazioni..
Non esiste un unico modo per creare una pianificazione delle attività, sebbene uno dei tipi di grafici più utilizzati durante la loro creazione è il diagramma di Gantt..
Di seguito sono elencate alcune delle funzioni più importanti per le quali vengono utilizzate le pianificazioni delle attività del progetto:
Il fatto di avere un programma dettagliato delle attività consente di svolgere una migliore supervisione delle attività che devono essere svolte per completare un determinato progetto. In questo modo è possibile correggere, o addirittura evitare, ritardi o attività mancate.
Ad esempio, in un progetto software, la persona incaricata del controllo delle attività pianificate può vedere se le attività vengono completate nel tempo stabilito o se ci sono attività che presentano ritardi.
Utilizzando un programma di attività in cui vengono stabilite le quantità di materiale necessario per svolgere ciascuna attività, è possibile determinare facilmente quanto materiale e quando sarà necessario..
Ad esempio, in un programma di attività di un progetto di costruzione, è possibile vedere facilmente entro quale data sarà necessaria una certa quantità di calcestruzzo. In questo modo, se non hai in magazzino la quantità di calcestruzzo necessaria, puoi acquistare il materiale in anticipo in modo che sia disponibile quando ne hai bisogno..
Grazie all'utilizzo di una pianificazione delle attività, è possibile rilevare in quale parte del processo ci sono più ingorghi, potendo risolvere questi problemi per tempo in modo che non ci siano ritardi.
Ad esempio, in una fabbrica, se viene rilevato un possibile ritardo nella produzione di una parte importante, è possibile inserire più lavoratori in quel settore per aiutare a completare l'attività più rapidamente..
Per eseguire un programma di attività per un progetto, è necessario seguire i seguenti passaggi:
La prima cosa da fare per creare una pianificazione delle attività è definire tutte le attività necessarie per completare il progetto..
Nel caso in cui il progetto coinvolga diversi settori di una fabbrica o azienda, si raccomanda che tutti i responsabili delle diverse aree della stessa contribuiscano con informazioni dettagliate sui compiti da svolgere..
Successivamente, devono essere stabilite le relazioni che ciascuna delle attività da svolgere..
Questo viene fatto con l'intenzione di evitare possibili conflitti o interruzioni, poiché potrebbero esserci alcuni compiti che dipendono da altri. Per questo motivo le attività sono classificate come segue:
Queste attività sono quelle che non possono essere avviate fino al completamento di un'altra attività.
Queste attività sono quelle che possono iniziare nello stesso momento.
Queste attività sono quelle che dipendono dal completamento di un'attività successiva per iniziare.
Queste attività sono quelle che finiscono nello stesso momento.
In questo passaggio, è necessario definire la durata di ciascuna attività separatamente. Il tempo stabilito è una stima, anche se dovrebbe essere il più realistico possibile, poiché l'affidabilità del programma dipende da questo..
Stabilendo questi tempi, sarà possibile verificare se le attività vengono svolte nei tempi stabiliti, o se è necessario un aggiustamento o correzione in qualsiasi processo per rispettare il calendario.
Una volta definite le attività e collegate ai rispettivi tempi di durata, si procede alla programmazione. Uno dei moduli più utilizzati per la preparazione dei programmi delle attività è il diagramma di Gantt, sebbene esistano anche altri formati.
Per quanto riguarda i tempi, in ogni attività devono essere considerati dei margini, poiché è possibile che si verifichino eventi imprevisti.
Inoltre, in questo passaggio è possibile aggiungere le risorse (materiali e manodopera, tra le altre) che ogni attività deve essere svolta..
A causa del fatto che ci sono un gran numero di variabili che possono modificare i tempi prestabiliti nella pianificazione, è necessario controllare sia il tempo che le risorse durante lo svolgimento delle attività..
In questo modo, è possibile apportare modifiche alla pianificazione per correggere alcuni inconvenienti che possono sorgere, come il trasferimento di risorse o la creazione di nuove attività..
Di seguito sono riportati alcuni esempi di diversi programmi di attività del progetto:
Il seguente esempio è un programma di attività per un progetto software.
Il seguente esempio è un programma di attività del progetto di ricerca.
L'esempio seguente è quello del programma delle attività di un progetto di tesi.
Il seguente esempio è un programma di attività di un progetto di costruzione. In questo caso particolare, quello di una ristrutturazione di una casa.
Il seguente esempio è un programma di attività del progetto educativo.
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