Il audit operativo Si tratta di una revisione sistematica dell'efficacia, dell'efficienza e dell'economia del funzionamento di un'organizzazione sotto il controllo manageriale, riportando alle persone appropriate i risultati della valutazione, insieme alle raccomandazioni per i miglioramenti.
L'audit operativo è una valutazione orientata al futuro, sistematica e indipendente delle attività organizzative. Questo tipo di audit è sostanzialmente diverso da un audit interno, in cui l'obiettivo è esaminare l'adeguatezza dei controlli e valutare la correttezza della presentazione del bilancio..
I dati finanziari possono essere utilizzati nell'audit operativo, ma le principali fonti di evidenza sono le politiche operative e i risultati relativi agli obiettivi dell'organizzazione..
Gli audit operativi sono generalmente eseguiti dal personale di audit interno, sebbene possano essere assunti specialisti per eseguire revisioni nelle loro aree di competenza..
I principali utenti delle raccomandazioni di audit sono il team di gestione, e in particolare i responsabili delle aree che sono state esaminate..
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L'audit operativo è un esame del modo in cui un'organizzazione conduce la propria attività, al fine di evidenziare miglioramenti che aumentano la sua efficienza ed efficacia.
Il processo è analogo ad altri tipi di audit, come l'audit finanziario, ma con l'audit operativo viene svolta un'indagine molto più approfondita del business..
Non si concentra su un singolo progetto o dipartimento, perché ogni dipartimento svolge un ruolo nel processo operativo complessivo ed è correlato agli altri.
Gli audit operativi sono obiettivi, eseguiti da un revisore interno o esterno. Forniscono una nuova prospettiva sugli aspetti positivi e negativi delle pratiche e dei processi organizzativi.
Le aziende che realizzano prodotti eseguono audit operativi per esaminare il loro processo di produzione.
Il flusso dell'operazione è sotto esame. I dipendenti stanno sfruttando al meglio il loro tempo? I prodotti lasciano il processo alla massima velocità possibile? Le materie prime vengono sprecate a causa di una progettazione scadente o di un uso improprio??
Dopo l'audit, l'azienda può apportare alcune modifiche per migliorare il proprio volume di produzione, il che le consentirà di competere con i suoi concorrenti più efficienti..
Molte aziende forniscono un servizio ai propri clienti, come hotel, ristoranti, officine di riparazione di auto o elettrodomestici.
Queste aziende possono effettuare un audit operativo per verificare l'interazione dei propri dipendenti con i clienti. Ciò ti consentirà di misurare il tempo necessario per completare una transazione o fare una presentazione di vendita a un potenziale cliente..
Acquirenti fittizi, sconosciuti ai dipendenti, possono essere utilizzati anche per misurare e migliorare il servizio clienti. I controlli operativi possono anche esaminare la sicurezza, le pianificazioni, l'utilizzo di fornitori di terze parti e la configurazione e l'aspetto aziendale..
L'obiettivo dell'audit operativo è determinare se i controlli interni dell'impresa, nonché le politiche e le procedure, sono sufficienti a produrre un livello ottimale di efficienza ed efficacia..
Questo è fondamentale per le aziende, poiché la mancanza di efficacia ed efficienza generalmente significa maggiori costi operativi o minori vendite, che a volte rappresentano l'incapacità dell'azienda di rimanere e competere sul mercato..
Le aziende e altre organizzazioni si rivolgono al processo di audit operativo per avere davvero una buona immagine del buon andamento dell'azienda e per ottenere nuove idee su come migliorare..
Le organizzazioni possono aspettarsi di raggiungere i seguenti obiettivi principali durante lo svolgimento di qualsiasi audit operativo:
Comprendere come i futuri processi, politiche, procedure e altri tipi di gestione produrranno la massima efficacia ed efficienza.
Il tipo di rischio associato al rischio aziendale e operativo varia, da interruzione dell'attività, omissioni o errori dei dipendenti, guasti del sistema informativo, guasti del prodotto, problemi di salute e sicurezza, perdita di dipendenti chiave, frode, perdite di fornitori e contenzioso.
Come risultato della comprensione dei rischi, i revisori possono determinare dove apportare miglioramenti e come mitigare i rischi, migliorando le opportunità.
Le categorie generali di rischio, in cui dovrebbero verificarsi miglioramenti, sono il rischio operativo, il rischio finanziario, il rischio ambientale e il rischio reputazionale..
I risultati dell'audit dovrebbero apparire in una relazione chiara e dettagliata che fornisca analisi oggettive, valutazioni, raccomandazioni e commenti pertinenti sulle attività esaminate..
- Stabilire il primo contatto con il verificato e i leader designati per spiegare il processo di audit e raccogliere informazioni di base sull'azienda per determinare i punti caldi.
- Valutare le esigenze e le aspettative delle parti interessate, considerando il livello di prestazioni del verificato, i risultati degli audit precedenti e la maturità del sistema di gestione sottoposto ad audit.
- Determinare l'ambito e i rischi potenziali, quindi stabilire le procedure e identificare le risorse.
- Preparare il piano di audit, assegnare il lavoro e organizzare i piani d'azione e i documenti necessari.
- Tenere una riunione per confermare che tutte le parti concordano con il piano proposto.
- Rivedi i documenti durante tutto il processo. Il team dovrebbe incontrarsi regolarmente per scambiare informazioni, valutare i progressi e riassegnare il lavoro, se necessario..
- Riesaminare le fonti di informazione, verificare gli elementi probativi e valutarli secondo i criteri di audit.
- I risultati saranno o meno conformi ai criteri di audit. Per un rilievo non conforme, le prove a sostegno devono essere registrate.
- Rivedere le informazioni con il verificato per determinare se le prove sono corrette.
- Prima della riunione di chiusura, il gruppo di audit dovrebbe concordare le conclusioni, preparare le raccomandazioni e discutere il seguito..
- Tenere la riunione di chiusura per presentare i risultati e le conclusioni. Valuta il feedback degli stakeholder.
- Il team leader comunica i risultati con un rapporto di audit completo, accurato, conciso e chiaro.
- Scrivere il rapporto di audit, incontrando la direzione fino a quando non viene stabilito come la direzione affronterà i problemi incontrati.
- La relazione deve essere rivista e approvata secondo le procedure concordate. Distribuisci il rapporto ai destinatari appropriati.
Il lavoro è completato quando tutte le attività di audit pianificate sono state svolte. I documenti vengono invece conservati o distrutti secondo le modalità stabilite all'inizio dell'audit.
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