"Improvvisare è divertente, ma mantengo il benessere, l'equilibrio e la libertà che l'organizzazione mi offre".
È una frase con la quale concludo i miei seminari e discorsi sull'organizzazione, e credo che in questi giorni sia fondamentale.
La parola "divertimento" non è esattamente appropriata questa volta. L'improvvisazione a cui siamo stati sottoposti sia personalmente che sul lavoro a causa di questo virus non è divertente. Possono essere usati altri aggettivi come caotico, stressante, preoccupante, surreale, ma non divertente.
La buona notizia è che scopriremo nuovi modi di lavorare, nuove sfide, nuove opportunità di fare cose che, a causa del continuo movimento quotidiano, non abbiamo mai il tempo o l'opportunità di fare. Perché c'è sempre qualcosa da fare.
Ebbene sì, queste cose verranno tralasciate e non abbiamo altra scelta che vivere con la nostra famiglia e nella nostra casa 24 ore al giorno. Mescolare famiglia e lavoro.
E per poter portare tutto questo nel miglior modo possibile, è fondamentale l'organizzazione. Non c'è spazio per l'improvvisazione, a meno che non si tratti di improvvisare un gioco o un'attività familiare. Per il resto serve organizzazione sia personale che lavorativa.
Sono una di quelle persone “fortunate” che lavorano da casa, quindi questa situazione non produce alcun cambiamento a livello lavorativo. E proprio perché sono abituato a questo tipo di vita, voglio contribuire con il mio granello di sabbia con abitudini e idee che mi servono tutti i giorni, e che se non lavori a casa, non le prendi nemmeno in considerazione.
Spero che le mie idee ti servano sia personalmente che professionalmente..
Poiché più persone sono a casa per più ore del solito, è inevitabile che costerà di più avere tutto in ordine, ma con un po 'di disciplina e le routine di ciascuno che prende la sua, non sfuggirà di mano.
Ci sono un paio di dettagli che mi servono ogni giorno, e mi danno un senso di ordine, così che non sembra che tutto sia un disastro quando arriva il fine settimana e ci rilassiamo tutti un po '.
E ora spiegherò ciascuno dei 6 punti che considero essenziali per questi giorni.
Lo avrai già sentito ma te lo ripeterò. Non lavorare in pigiama. So che è allettante, non devi andare a lavorare, nessuno ti vede, resto in pigiama. Errore.
La tua mente deve associare che stai per iniziare l'attività alla tua solita ora, che ti laverai e ti vestirai in modo normale in modo che il tuo cervello si attivi. Se non lo fai così e stai in pigiama tutto il giorno, la tua mente si rilasserà, non andrai avanti e sarà ancora più caotico di quanto questa situazione già implica..
Forse il primo giorno in cui vuoi farlo, o un giorno libero. Alzarsi senza dover andare da nessuna parte, prendere un caffè accanto al computer e ascoltare musica può essere molto piacevole e appagante. Ma non prenderla come al solito, non andrà bene.
Questa è la parte più difficile molte volte. Se non sei abituato a lavorare a casa, non hai "il tuo posto". Bene, è un buon momento per trovare un buco, ideare un angolo, il tuo angolo.
Un tavolo che non usi da molto tempo e che hai trovato spazio in un posto della tua camera o della sala da pranzo, il terrazzo, un angolo della cucina, forse i bambini possono farti uno spazio sul loro scrivania. Prendilo con entusiasmo, come una nuova tappa, un'opportunità per imparare un nuovo modo di lavorare.
In molte case, soprattutto se ci sono bambini e stanno nella mensa della scuola, il menù del giorno non è un problema, perché i pasti degli adulti sono improvvisati o si mangia di tutto, oppure si mangia in mensa.
Devi solo pensare normalmente alle cene. Ma ora dobbiamo mangiare, pranzare, fare uno spuntino, cenare e non sarà possibile fare la spesa con tanta leggerezza, o almeno non è conveniente.
Quindi è fondamentale, e ti toglierà molti mal di testa, fare un menù settimanale per fare una lista della spesa adatta alle tue esigenze e non esagerare nell'acquistare cose inutili che pongono fine alla fornitura dei supermercati, come abbiamo visto in questi giorni in molti posti.
Sicuramente non ti fermi nella tua giornata per controllare quanto i tuoi compiti, sia lavorativi che personali, ti occupano.
Ad esempio, non ti accorgi di quanto tempo ci vuole per prendere la lavastoviglie, o per ritirare i vestiti dallo stendibiancheria, o sul posto di lavoro, quanto tempo ci vuole per scrivere un rapporto, creare una fattura, inviare un'e-mail, rispondere a una chiamata ... Bene, per poter combinare entrambe le cose, è importante che presti attenzione.
Dal momento in cui ti alzi la mattina fino a quando non vai al tuo posto di lavoro (tavolo della sala da pranzo, terrazza di casa tua) abbiamo detto che inizi la giornata organizzando un po 'la casa, pulendoti ... perché è importante per farlo?
Quando vai a lavorare normalmente, non diamo molta importanza a come viene lasciata la casa. Tu porti i bambini a scuola, vai a lavorare e quando torni, Dio dirà, risponderò con calma.
Ma se non vai da nessuna parte, vivrai con la tua casa, piuttosto, vivrai con la tua casa 24 ore al giorno e è necessario che tu lo veda raccolto, o cosa per te significa raccolta, in modo da non vedere un disordine eccessivo mentre lavori. Dal momento che ti metterà a disagio.
Quindi, se sai quanto tempo impiegano i compiti che sono fondamentali per sentire di avere tutto sotto controllo (ad esempio nel mio caso sarebbe una lavastoviglie, un allestimento cucina, una sala da pranzo e dei letti), lo farai sapere quanto tempo prima devi arrivare a che il tuo programma di lavoro sia il più normalizzato possibile.
In questi giorni ci sono video che mettono in risalto l'umorismo spagnolo in ogni situazione, non importa quanto possa essere difficile, e i video di fare sport passeggiando per i corridoi delle case o girando per le sale da pranzo sono abbastanza tipici.
Ma non sono molto lontani dalle raccomandazioni che vengono fatte. Ed è che in un piccolo spazio sicuro che possiamo fare qualche esercizio per liberare la mente e che è meglio passare tante ore a casa.
Per me il migliore, ballare come un matto sulla canzone che ti piace di più, e se può essere con la famiglia, molto meglio..
Non starete più insieme in un ufficio, non potrete più comunicare con una semplice parola, dovete usare metodi di comunicazione efficaci. Cosa significa questo? Che hai chiaro quale sarà il tuo metodo di comunicazione. Whatsapp, Telegram, Slack, posta, telefono ...
In ogni caso, qualcosa a cui tutti prestate attenzione contemporaneamente ai messaggi che vengono ricevuti, in modo che tutti abbiano la tranquillità che se, ad esempio, crei un gruppo WhatsApp, i messaggi che vengono inseriti verranno visualizzati da tutti immediatamente o comunque in un breve lasso di tempo (in questo caso, ad esempio, il più appropriato sarebbe utilizzare WhatsApp Web sul computer, è molto più agile che sul cellulare)..
Strumenti cloud
Se non l'hai fatto fino ad ora, usa strumenti cloud. Ad esempio, usa Guidare per condividere file importanti. In questo caso l'ideale è aver preparato un Drive condiviso con tutti i membri del team, con cartelle classificate in base alla natura dei documenti o in base al reparto, in modo che tutti possano accedervi da qualsiasi luogo.
Non caricherai improvvisamente tutto sul cloud, ma sicuramente utilizzerai sempre gli stessi documenti (modelli di budget, fatture, pubblicità ai clienti, contabilità Excel ...)
Ti aiuterà a ordinare e classificare i file più importanti che hai. È come pulire il ripostiglio di casa tua, se guardi da vicino, vedrai cosa è veramente importante.
Monitoraggio del processo
Uno strumento di monitoraggio del processo Per sapere dove sono i compiti, sarà anche essenziale che tutti sappiano dove sono i compiti, senza dover chiedere messaggi o telefonate in ogni momento. Ce ne sono molti in questo senso simili Asana, ma nel mio giorno per giorno, il mio strumento principale lo è Trello.
Riunioni
Con questi strumenti di tracciamento del processo, riunioni saranno limitati e potranno essere fatti virtualmente e saranno sicuramente molto più produttivi.
Puoi usare Skype, Microsoft Teams o Zoom. Quest'ultimo ha un limite di 40 minuti per riunioni di 3 o più persone con il suo Piano Base gratuito, cosa che non è male quindi sai che il tempo della riunione non supererà i 40 minuti.
Un'altra applicazione che funziona molto bene, gratuita e per videoconferenze con più persone è Jitsi Meet, e senza limiti di minuti. Puoi condividere lo schermo, i video di YouTube o eseguire lo streaming video.I cambiamenti ci portano nuovi apprendimenti e riflessioni. E il segreto per superare tutto questo è la capacità che gli esseri umani hanno di adattarsi..
Con un po 'di aiuto, collaborazione, disciplina e responsabilità, tutto va avanti.
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