Tra i principali funzioni di una segretaria Sottolineano la gestione dell'agenda, il servizio al pubblico e la gestione delle informazioni riservate. È il soggetto incaricato di svolgere compiti di assistenza amministrativa in un ufficio.
Questa posizione può essere esercitata da un uomo o da una donna, anche se la più comune è che sia una donna a esercitarla. Di solito sono responsabili degli affari riservati di persone con una certa gerarchia all'interno dell'azienda, come direttori, manager, presidenti, tra gli altri. Questo li rende la mano destra dell'esecutivo per cui lavorano..
Se l'azienda è piccola, il carico di lavoro principale della segretaria è correlato alle attività di base dell'ufficio.
Alcuni paesi nel mondo gli dedicano un giorno speciale durante l'anno per ringraziare e celebrare il suo lavoro. Ad esempio, in Colombia, Perù e Messico il giorno del segretario è il 26 aprile, mentre in Venezuela è il 30 settembre.
Il compito di una segretaria è quello di dare supporto e collaborazione al suo capo in modo che possa svolgere appieno il suo ruolo all'interno dell'organizzazione, senza ritardi o distrazioni.
Sebbene la natura dell'azienda influenzi il tipo di lavoro richiesto a una segretaria, si potrebbe dire che le sue funzioni principali sono:
È responsabilità della segretaria mantenere aggiornata l'agenda della persona per la quale lavora. Lì dovresti riflettere tutti i tuoi impegni di lavoro e, a volte, personali.
Devi anche tenere un registro dei dati di tutte le persone e istituzioni con cui il tuo datore di lavoro deve essere collegato.
L'agenda di una segretaria spesso funge da registro operativo per il dirigente per cui lavora..
L'attenzione al pubblico è uno dei compiti fondamentali che il segretario deve svolgere. Devi rispondere alle chiamate e registrare il motivo, nonché tutti i dati che consentono al tuo datore di lavoro di dare un seguito efficace alla questione..
È anche la persona che accoglie i visitatori in ufficio. Per questo motivo è importante che la segretaria mantenga un'immagine coerente con l'immagine aziendale del luogo di lavoro..
Il suo ruolo non è solo quello di salutare e rendere amichevole l'attesa dei visitatori, ma anche di dare le prime indicazioni e linee guida sulla cultura organizzativa e sui processi interni dell'azienda..
Oltre ad essere la persona che riceve e gestisce la corrispondenza dal suo capo, una segretaria scrive, legge, risponde e archivia la maggior parte delle lettere, avvisi, promemoria ed e-mail del suo datore di lavoro..
A tal fine, dovresti gestire alcune applicazioni di Software che consentono di preparare tali documenti con maggiore agilità e velocità.
La specificità di queste competenze dipenderà dal tipo di lavoro richiesto nell'area in cui lavorano..
La segretaria gestisce il database dei contatti del suo capo e archivia la corrispondenza scritta, nonché i verbali delle riunioni e altri documenti di interesse all'interno dell'ufficio.
È il segretario che normalmente prende atto degli argomenti discussi nelle riunioni importanti.
Tra le funzioni che contraddistinguono una buona segretaria c'è quella di trattare in modo adeguato ed efficiente tutte le informazioni estremamente importanti per il funzionamento dell'azienda o dell'ente in cui opera..
Ad esempio, è necessario avere il controllo dei documenti legali che potrebbero essere richiesti dagli enti governativi in qualsiasi momento.
Puoi anche avere accesso alle informazioni dall'ambiente o da uno qualsiasi degli attori legati all'azienda. Queste informazioni devono essere gestite in modo discreto, efficiente e tempestivo..
La segretaria deve gestire e mantenere le apparecchiature e i mobili dell'ufficio: telefoni, fotocopiatrici, stampanti, proiettori, mobili, schedari, tra gli altri..
È lui che mantiene il controllo dell'inventario delle forniture e delle attrezzature per ufficio. Mantiene anche i file system fisici ed elettronici in ordine in modo che le informazioni siano prontamente disponibili quando richiesto..
La segretaria deve avere uno spazio di lavoro pulito e organizzato, poiché di solito è una delle prime cose che le persone esterne all'azienda vedono quando entrano nelle sue strutture.
Normalmente un dirigente deve presentare i suoi rapporti sotto forma di presentazioni che riassumono e classificano le informazioni. Per questo compito di solito chiede aiuto alla sua segretaria.
La persona che è in segreteria deve assicurarsi che le informazioni che vi appaiono riflettano correttamente i dati che il suo capo desidera condividere.
Devi anche fare attenzione che sia una presentazione priva di errori di ortografia e che sia coerente con l'identità grafica dell'azienda..
È inoltre responsabilità di una segretaria essere consapevole che le politiche e le procedure necessarie per prendersi cura dei beni dell'azienda o dell'ente in cui lavora vengono seguite..
Secondo il livello gerarchico del suo capo, la segretaria può convalidare l'accuratezza dei dati che riflettono il dettaglio delle operazioni di budget.
Un segretario deve curare il controllo di gestione e la corretta amministrazione delle risorse all'interno dell'ufficio.
Se il capo ha bisogno di viaggiare molto per motivi di lavoro, la segretaria avrà la funzione di organizzare tutto ciò che riguarda il viaggio. Dall'acquisto di biglietti del treno o dell'aereo, alla prenotazione dell'alloggio o all'assunzione di un autista o di una guida locale.
In molti casi, la segretaria è responsabile della distribuzione o della ricezione di informazioni da altri reparti prima che passino attraverso il suo capo. Con questo eviti un sovraccarico di lavoro per il tuo superiore, dal momento che puoi sintetizzare le esigenze più importanti e quelle che richiedono più urgenza.
Con l'aumento dei posti di lavoro online, si pone la figura delle segretarie in linea o assistenti virtuali.
Questi segretari svolgono la maggior parte dei compiti sopra descritti, ma a distanza. In questi casi, le segretarie addebitano i loro servizi a ore o per progetto.
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