Il controllo contabile interno comprende i metodi implementati da un'azienda per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie e contabili, soddisfare gli obiettivi operativi e di redditività e trasmettere le politiche di gestione in tutta l'organizzazione. Queste si sovrappongono alle normali procedure operative di un'azienda.
Questa sovrapposizione ha lo scopo di proteggere le risorse, ridurre al minimo gli errori e garantire che le operazioni vengano eseguite in modo approvato. Non esistono sistemi di controllo interno identici, ma molte filosofie di controllo riguardanti l'integrità finanziaria e le pratiche contabili sono diventate pratiche di gestione standard..
Il controllo interno ha un prezzo, ovvero il fatto che le attività di controllo spesso rallentano il flusso naturale dei processi di un'azienda, il che può ridurne l'efficienza complessiva. Un concetto chiave è che anche il sistema di controllo interno più completo non eliminerà completamente il rischio di frode o errore..
Ci saranno sempre degli incidenti, di solito dovuti a circostanze impreviste o sforzi eccessivamente determinati da parte di qualcuno che vuole commettere una frode..
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La separazione dei compiti implica la divisione della responsabilità per la contabilità, i depositi, la rendicontazione e la revisione. I compiti aggiuntivi sono separati, ci sono meno possibilità che un singolo dipendente commetta atti fraudolenti.
Per le piccole imprese con solo pochi dipendenti contabili, la condivisione delle responsabilità tra due o più persone o che richiedono la revisione di attività critiche da parte dei colleghi può servire allo stesso scopo..
Il controllo dell'accesso a diverse parti di un sistema contabile tramite password, serrature e registri di accesso elettronici può impedire agli utenti non autorizzati di accedere al sistema, fornendo anche un modo per controllare l'utilizzo del sistema per identificare la fonte di errori o discrepanze..
Gli audit fisici includono il conteggio manuale del contante e di qualsiasi risorsa fisica registrata nel sistema contabile; ad esempio, inventari, materiali e strumenti.
Il conteggio fisico può rivelare discrepanze ben nascoste nei saldi dei conti, che vengono trascurate nei record elettronici.
Il conteggio del contante nei punti vendita può essere effettuato quotidianamente o anche più volte al giorno. I progetti più grandi, come il conteggio manuale dell'inventario, devono essere eseguiti meno frequentemente, forse trimestralmente.
La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie, come fatture, richieste di materiale interno, ricevute di inventario e rapporti sulle spese di viaggio, può aiutare a mantenere la coerenza nella conservazione dei record nel tempo..
L'uso di formati di documento standard può semplificare la revisione dei record del passato quando si cerca l'origine di eventuali discrepanze nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far sì che gli elementi vengano trascurati o interpretati erroneamente in tale revisione.
L'utilizzo di un sistema di contabilità in partita doppia aggiunge affidabilità assicurando che i libri siano sempre bilanciati. Anche così, gli errori possono causare lo sbilanciamento del sistema in un dato momento..
Il calcolo dei saldi di prova giornalieri o settimanali può fornire informazioni periodiche sullo stato di salute del sistema. Ciò consente di scoprire e indagare le discrepanze il prima possibile.
Le riconciliazioni contabili possono garantire che i saldi del sistema contabile coincidano con i saldi dei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti creditizi.
Ad esempio, una riconciliazione bancaria comporta il confronto di saldi di cassa e registrazioni di depositi e incassi tra il sistema contabile e gli estratti conto bancari..
Le differenze tra questi tipi di account companion possono rivelare errori o discrepanze negli account stessi. Possono anche mostrare che gli errori possono provenire da altre entità.
Richiedere a manager specifici di autorizzare determinati tipi di transazioni può aggiungere un livello di responsabilità ai record contabili. Ciò dimostra che le transazioni sono state visualizzate, analizzate e approvate dalle autorità corrispondenti..
La richiesta di approvazione per effettuare grandi spese e pagamenti impedisce a dipendenti senza scrupoli di eseguire grandi transazioni fraudolente con i fondi dell'azienda.
Controlli interni ben progettati proteggono le risorse dalla perdita. La perdita potrebbe essere una perdita accidentale, che si verifica a causa di errori onesti commessi dalle persone. Potrebbe anche trattarsi di una perdita intenzionale, derivante da attività fraudolente intenzionali.
I controlli interni garantiscono che la direzione disponga di informazioni accurate, tempestive e complete, comprese le registrazioni contabili, per pianificare, controllare e rendicontare le operazioni aziendali.
I controlli interni aiutano a garantire che l'azienda rispetti le numerose leggi e normative nazionali, statali e locali che influiscono sulle operazioni aziendali..
I controlli interni forniscono un ambiente in cui i manager e il personale possono massimizzare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni.
Il sistema dei controlli interni fornisce un meccanismo al management per monitorare il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi operativi..
Le attività liquide hanno sempre bisogno di una protezione maggiore rispetto alle attività illiquide, perché sono più facili da rubare; per esempio, prendi contanti.
Il denaro è il bene più liquido e può essere facilmente rubato da qualsiasi dipendente che lo gestisce. Per proteggere la liquidità dell'azienda è che vengono implementati controlli interni speciali.
Il controllo interno della separazione dei compiti viene spesso utilizzato con denaro contante. Questo controllo richiede che la persona che riceve il contante dal cliente e la persona che registra la ricevuta di contante nel sistema contabile non siano mai lo stesso dipendente..
In effetti, alcuni sistemi di controllo interno fanno un ulteriore passo avanti e richiedono che un dipendente raccolga il denaro, un altro lo depositi in banca e un altro lo registri nel sistema contabile..
Segmentando le mansioni di ciascun dipendente, nessuno da solo può raccogliere il denaro, depositarlo e registrare la vendita nella contabilità. Ciò previene le frodi, perché in questo modo una persona non può intascare parte del contante raccolto e registrare un importo inferiore della ricevuta di cassa nel sistema contabile..
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