Il organigramma di un hotel rappresenta i lavori di cui un hotel ha bisogno per svolgere i suoi processi di lavoro, missione, visione e valori. Ogni albergo, piccolo, medio o grande, necessita di una struttura organizzativa per svolgere le proprie attività quotidiane..
L'organigramma viene utilizzato per suddividere le attività, specificare il lavoro per ciascun dipartimento e delegare l'autorità all'interno e tra i reparti. È utile per le persone che lavorano nell'organizzazione, ma anche per i candidati, i nuovi dipendenti, gli investitori, i collaboratori e altri.
L'organigramma di cui sopra è tipico di un hotel a 5 stelle, anche se un hotel a 4 stelle può avere lo stesso numero di reparti o più. Il numero di stelle può essere abbassato o aumentato indipendentemente dal numero di reparti.
Ad esempio, l'hotel "NY King" potrebbe mantenere tutti gli appartamenti e passare da 4 a 5 stelle. O vice versa; declassare da 5 a 4 stelle e mantenere tutti i reparti.
Il numero degli appartamenti varierà a seconda dei servizi offerti dall'hotel. Un hotel di lusso -5 stelle- può avere servizi turistici per i clienti, palestra, piscina, campi da tennis, SPA, discoteca ... Un altro hotel più piccolo non avrà questi servizi aggiuntivi e quindi non avrà bisogno di tanti dipendenti, riducendo il numero dei reparti.
Le posizioni senior più comuni in un hotel sono: il manager, il responsabile marketing, il responsabile della contabilità, il responsabile del personale, il responsabile tecnico, il responsabile degli acquisti, il responsabile di sala e il direttore del ristorante.
Da queste posizioni se ne generano altre inferiori anche se non di minore importanza per adempiere alla funzione principale dell'hotel; accogliere gli ospiti dando la massima qualità possibile, a seconda del numero di stelle di ogni albergo.
Normalmente, la persona incaricata di realizzare l'organigramma di un'azienda è il direttore delle risorse umane.
Oltre all'organigramma, dovrai avere i lavori ben definiti nella "descrizione del lavoro" in modo che le funzioni di ogni dipendente siano ben definite. Ciò sarà essenziale per l'assunzione di nuovi dipendenti e per ogni dipendente sapere cosa fare..
D'altra parte, ci sono hotel che hanno funzioni di risorse umane esternalizzate, in particolare hotel più piccoli che non fanno parte di catene alberghiere.
È la posizione di maggiore responsabilità:
Oltre a completare gli altri reparti principali, la sua funzione principale è quella di dedicarsi alle vendite e alla pubblicità:
L'obiettivo principale di questa posizione è supportare il lavoro del tuo superiore, capo e / o responsabile commerciale, controllare, classificare e ordinare le vendite effettuate, oltre a raccogliere le fatture per eseguire il dovuto processo nell'ordine amministrativo.
Il reparto camere è quello che si occuperà di catturare le richieste di prenotazione e del servizio clienti per questo scopo, oltre a controllare gli assegni e i pagamenti per loro..
Dovresti anche controllare che le camere siano pulite, lavorando a stretto contatto con gli addetti alla reception e le donne delle pulizie..
Hanno il compito di determinare la disponibilità delle camere e prendere e confermare le prenotazioni.
Il supervisore o responsabile delle prenotazioni è incaricato di dirigere il buon andamento del dipartimento e gli agenti di prenotazione svolgono le funzioni di gestione delle prenotazioni attraverso tutti i diversi mezzi che arrivano (media, prenotazioni di gruppo, online, tour, operatori, ecc.), Gestiscono il denaro proveniente dai depositi corrispondenti e garantire le prenotazioni effettuate.
È uno dei lavori più importanti perché sei responsabile di un portafoglio di venditori a cui devi dire loro cosa fare.
È responsabile di ciò che fa ciascuno dei suoi dipendenti, deve conoscere il movimento di tutti i conti e se c'è qualche problema con loro, deve assumersene la responsabilità..
Devi fornire un indice dettagliato degli estratti conto, avere iniziativa per ottenere conti importanti per la tua azienda.
Il successo o il fallimento dell'azienda dipende da loro, è una posizione molto complessa che richiede un livello estremo di impegno e responsabilità.
È responsabile della supervisione del servizio di assistenza:
È una posizione importante perché ha il controllo delle questioni amministrative, deve concordare con il Direttore generale come verranno distribuite le questioni e informarlo sulle diverse fasi e gli eventi ad esse collegati..
È necessario gestire risorse finanziarie, budget, spese, spese e investimenti in collaborazione con le direzioni e le unità dell'azienda.
Supervisiona la gestione delle risorse finanziarie, coordina i trust regolati dal governo, sovrintende ai processi legati all'amministrazione del personale.
Registra e mantiene la fornitura e l'acquisizione di risorse materiali, beni e servizi generali della società.
Come dice il nome, è responsabile della creazione di strategie e piani per entrare in nuovi mercati e migliorare i punti di forza dell'azienda, oltre a migliorare l'esperienza e la conoscenza di ogni membro dell'associazione o organizzazione..
La sua funzione principale si concentra sulla responsabilità diretta delle attività di vendita dell'azienda, gestione del marketing, promozione e distribuzione, pianificazione delle vendite, organizzazione delle diverse distribuzioni..
Assegnare obiettivi da raggiungere rispetto alle vendite in base a prodotti e aree, creare piani strategici per migliorare il successo dell'azienda, studiare clienti e luoghi che possono essere più adatti a promuovere.
Favorisce un ambiente di lavoro di squadra promuovendo lo spirito di vendita del personale preposto..
Analizza le possibili cause di problemi e reclami dei clienti.
Progettare le politiche per determinare i prezzi e le condizioni di vendita.
Crea piani per aumentare il progresso della formazione delle persone nel tuo dipartimento.
Si occupa di ricevere, filtrare e distribuire le diverse procedure e miglioramenti in termini di qualità del servizio.
Funzione incaricata di analizzare e controllare le operazioni finanziarie e contabili.
È anche dedicato alla preparazione di budget annuali, previsioni di reddito, rendiconti finanziari, creazione di rapporti sulla situazione finanziaria, assistenza agli audit da parte del controllore, ecc..
È una posizione molto importante per il corretto svolgimento del lavoro in azienda perché si occupano della filiera e degli acquisti di tutti i beni necessari affinché lo stabilimento funzioni efficacemente.
Possono essere acquisti ad uso dell'azienda come rivendita e / o materia prima per la produzione dei propri prodotti.
Questo addebito include anche l'acquisto di servizi relativi al trasporto o al marketing..
Sono incaricati dell'utilizzo delle informazioni e dei sistemi informatici per la direzione dell'organizzazione.
Pianificano e dirigono tutte le attività relative alla tecnologia dell'informazione e della tecnologia nell'azienda per cui lavorano.
Determinano gli obiettivi di business per la progettazione di piani per raggiungere gli obiettivi fissati in precedenza.
È incaricato di adempiere a tutte le funzioni del dirigente in caso di assenza di quest'ultimo.
In generale, non prende decisioni importanti senza aver prima consultato il manager, ma ha una decisione su questioni di routine e comuni che possono sorgere durante il normale funzionamento dell'hotel..
Devi essere formato con tutte le informazioni e le conoscenze necessarie per assumere una posizione così importante, conoscere tutte le funzioni, il personale, i loro compiti, le sostituzioni, ecc..
Inoltre, la conoscenza delle norme legali è qualcosa che non può mancare per evitare di avere problemi con la legge..
Devi risolvere rapidamente e avere un piano B per tutto nel caso in cui le cose non vadano come previsto.
Il suo lavoro consiste nel pianificare, supervisionare e controllare che tutte le politiche operative relative alla sua area siano eseguite:
Organizza e controlla i compiti del dipartimento di accoglienza:
Questo reparto è quello con il maggior numero di addetti responsabili dell'intero hotel ed è principalmente responsabile della pulizia dell'intero stabilimento: sia delle aree comuni dell'hotel come corridoi, uffici, camere, ecc..
Questa posizione è estremamente importante perché la pulizia è la lettera di presentazione di un hotel, gran parte del successo o del fallimento dipende da questo..
Deve ricevere una formazione, i dipendenti devono essere amichevoli e trasmettere calore agli ospiti.
È incaricato di supervisionare la preparazione e la decorazione di ciascuno dei piatti e delle bevande che vengono preparati nella zona cucina dell'hotel, seguendo le ricette e gli standard precedentemente stabiliti dall'hotel..
Garantire il corretto svolgimento delle funzioni degli altri dipendenti, una buona gestione delle forniture, evitare sprechi di materiale, preparare il menu, supervisionare l'area dei dolci, liquori, inventario generale, ecc..
Devi fare le acquisizioni necessarie e controllare i magazzini.
Tieni sotto controllo tutto il personale a tuo carico.
Responsabile del gestore per il corretto funzionamento dei servizi offerti dal ristorante o caffetteria.
Si occupa del controllo del personale, della creazione dei menù, del monitoraggio dell'uso razionale delle materie prime e di altri beni, del controllo della produzione e della qualità dei piatti, della determinazione degli orari di lavoro degli altri lavoratori a suo carico.
È responsabile dello sviluppo di un programma annuale per la manutenzione e la prevenzione di macchinari e attrezzature..
Adottare tutte le misure necessarie per mantenere e migliorare le condizioni architettoniche della proprietà.
Amministrazione dei servizi di base, supportare le aree che lo compongono, tutelare la sicurezza dell'immobile e dei suoi occupanti, operare la commissione sicurezza e igiene.
Si occupa della prevenzione dei rischi professionali.
Responsabile di tutto ciò che riguarda il giardino e la sua manutenzione.
La sua funzione è quella di pianificare e dirigere la gestione amministrativa dell'azienda.
È responsabile di tutto ciò che riguarda il controllo delle risorse umane e opera a diretto contatto con la Direzione Generale e altri dirigenti.
Controllare gli input e gli output di tutti i materiali, attrezzature, prodotti, strumenti e in generale tutti i beni di proprietà dell'azienda.
Effettua inoltre audit e inventari per il corretto ed efficace controllo.
Il suo lavoro è legato alle attività di contabilità, tra alcune delle sue numerose funzioni possiamo trovare:
Le sue funzioni principali sono:
Un altro schema è:
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