Il voci di diario Sono i record delle transazioni che fanno parte del giornale di registrazione contabile. Pertanto, vengono utilizzati per registrare le transazioni commerciali nei registri contabili di una società..
Possono essere registrati nella contabilità generale, ma talvolta anche in un registro secondario, che verrà quindi riepilogato e spostato nella contabilità generale. La contabilità generale viene utilizzata per creare i rendiconti finanziari dell'azienda. Di conseguenza, le registrazioni prima nota modificheranno direttamente i saldi dei conti nella contabilità generale..
Nei sistemi di contabilità manuale o automatizzata, le transazioni commerciali vengono prima registrate in un giornale. Ecco da dove viene il termine voce di diario..
Sono una parte importante della contabilità. Possono essere costituiti da più record, ciascuno dei quali sarà un debito o un credito. Il totale degli addebiti deve essere uguale al totale degli accrediti, altrimenti si dirà che la prima nota è "sbilanciata".
Le registrazioni a giornale possono registrare articoli una tantum o ricorrenti, come l'ammortamento o l'ammortamento delle obbligazioni.
Indice articolo
Le registrazioni a giornale sono la prima fase del ciclo contabile e vengono utilizzate per registrare tutte le transazioni commerciali nel sistema contabile..
Quando gli eventi aziendali si verificano durante il periodo contabile, le registrazioni a giornale vengono registrate nel giornale di registrazione generale per mostrare in che modo l'evento ha modificato l'equazione contabile.
Ad esempio, quando la società spende denaro per acquistare un nuovo veicolo, il conto in contanti viene ridotto o accreditato e il conto del veicolo viene aumentato o addebitato..
La logica alla base di una registrazione a giornale consiste nel registrare ogni transazione commerciale in almeno due posizioni, note come contabilità in partita doppia..
Ad esempio, quando viene generata una vendita in contanti, aumenta sia il conto di vendita che il conto di cassa. L'acquisto di prodotti a credito aumenterà sia il conto fornitori che il conto inventario..
Le registrazioni contabili e la relativa documentazione di accompagnamento dovrebbero essere archiviate per diversi anni, almeno fino a quando non sarà più necessario sottoporre a revisione il bilancio della società..
Il periodo di conservazione minimo per le voci del diario deve essere incluso nella politica di archiviazione aziendale.
I sistemi contabili computerizzati registrano automaticamente la maggior parte delle transazioni commerciali nei conti di contabilità generale.
Lo fanno immediatamente dopo aver preparato le fatture di vendita, redatto assegni per i creditori, elaborato le ricevute dei clienti, ecc..
Pertanto, non verranno visualizzate le registrazioni prima nota per la maggior parte delle transazioni commerciali, come le fatture dei clienti o dei fornitori. Le voci del diario non vengono utilizzate per registrare attività ad alto volume.
Nel software di contabilità, le registrazioni prima nota vengono generalmente inserite utilizzando moduli separati, come la contabilità fornitori, che ha il proprio registro secondario, che influisce indirettamente sulla contabilità generale..
Tuttavia, alcune registrazioni a giornale dovranno essere elaborate per registrare i trasferimenti tra conti bancari o registrazioni di rettifiche contabili..
Ad esempio, probabilmente è necessario effettuare una registrazione a giornale alla fine di ogni mese per registrare l'ammortamento. Questa voce conterrà un addebito nelle spese di ammortamento e un credito nell'ammortamento accumulato.
Inoltre, è probabile che ci sia una voce di diario per maturare gli interessi su un prestito bancario. Questa voce conterrà un addebito per interessi passivi e un accredito per interessi passivi..
Una registrazione a giornale manuale registrata nel giornale di registrazione generale di una società sarà costituita dalle seguenti voci:
- La data corrispondente.
- Gli importi e i conti che verranno addebitati.
- Gli importi e i conti che verranno accreditati.
- Una breve descrizione o nota.
- Un riferimento, ad esempio un numero di assegno.
Questi importi registrati, che appariranno nel giornale di registrazione ordinati per data, verranno registrati nei conti di contabilità generale.
Le registrazioni a giornale vengono generalmente stampate e archiviate in una cartella delle transazioni contabili, con i materiali di supporto di accompagnamento che supportano tali registrazioni..
Pertanto, i revisori esterni possono accedere a queste informazioni nell'ambito della revisione di fine esercizio del bilancio della società e dei relativi sistemi..
La struttura dettagliata per la scrittura di una registrazione prima nota in contabilità è indicata come segue:
- Una riga di intestazione, che può includere un numero di registrazione a giornale e una data di registrazione a giornale.
- La prima colonna contiene il numero di conto e il nome del conto in cui è registrata la registrazione a giornale. Questo campo avrà un rientro se è per l'account che viene accreditato.
- La seconda colonna contiene l'importo dell'addebito da inserire.
- La terza colonna contiene l'importo del credito da inserire.
- Una riga a piè di pagina può contenere anche una breve descrizione del motivo della voce.
Pertanto, il formato della registrazione della registrazione a giornale di base è presentato come segue:
Le regole strutturali di una registrazione prima nota sono che devono essere presenti almeno due articoli su due righe diverse nella registrazione prima nota e che l'importo totale immesso nella colonna addebito deve essere uguale all'importo totale immesso nella colonna credito..
Una registrazione prima nota di rettifica viene utilizzata alla fine del mese per poter modificare il bilancio e quindi conformarsi al quadro contabile pertinente, come i principi contabili generalmente accettati o gli International Financial Reporting Standard.
Ad esempio, gli stipendi non pagati potrebbero maturare alla fine del mese se la società utilizza una base di contabilità maturata..
Una registrazione a giornale composta è quella che include più di due righe di registrazioni. Spesso utilizzato per registrare transazioni complesse o più transazioni contemporaneamente.
Ad esempio, la registrazione prima nota per la registrazione di un libro paga contiene generalmente molte righe, poiché comporta la registrazione di numerose passività fiscali e detrazioni sulle buste paga..
In genere si tratta di una voce di rettifica che viene annullata all'inizio del periodo successivo. Di solito accade perché una spesa dovrebbe essere maturata nel periodo precedente, ma non è più necessaria.
Pertanto, l'accumulo dei salari nel periodo precedente viene invertito nel periodo successivo, per essere sostituito da una spesa reale del personale.
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