Il gestione del progetto è quello di rispettare l'esercizio di inizio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura del lavoro di una squadra al fine di soddisfare specifiche ragioni di successo e raggiungere obiettivi specifici al momento stabilito. Pertanto, è l'applicazione di abilità, tecniche, conoscenze e strumenti per programmare attività che soddisfano i requisiti di un progetto..
Un progetto è un lavoro di transizione progettato per generare un risultato, servizio o prodotto unico, con un inizio e una fine definiti, che viene intrapreso per raggiungere obiettivi e traguardi notevoli, generalmente per ottenere un valore aggiunto o un cambiamento benefico.
La qualità temporale dei progetti è in contrasto con le operazioni aziendali di routine, che sono semplici attività iterative, semipermanenti o permanenti per produrre servizi o prodotti..
Non avere un processo per gestire i progetti può comportare perdite di tempo, perdite di denaro e prestazioni scadenti.
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La gestione dei progetti è un potente strumento di business che può offrire molti vantaggi ad aziende di tutte le dimensioni. Fornisce processi, linee guida e tecniche ripetibili per aiutare a gestire le persone e il lavoro coinvolti nei progetti.
Può aumentare le possibilità di successo e aiuta a consegnare i progetti in modo coerente, efficiente, nei tempi e nel budget..
Implementando strategie di gestione del progetto di base, gli obiettivi desiderati saranno raggiunti e tali obiettivi saranno raggiunti entro uno specifico ambito di tempo e costo..
La linea di fondo è che tutti vinceranno, il che potrebbe quindi essere il miglior vantaggio di tutti per la gestione del progetto..
La fase di avvio determina la natura e la portata del progetto. È necessario comprendere l'ambiente aziendale e assicurarsi inoltre che i controlli necessari siano integrati nel progetto.
I documenti di avvio del progetto sono una serie di brief che vengono utilizzati per creare regolamenti per la durata del progetto. Questi includono:
- Proposta di progetto: idea alla base del progetto, obiettivo generale, durata.
- Ambito del progetto: gestione e monitoraggio del progetto.
- Ripartizione della struttura del lavoro: una scala del lavoro da svolgere, fino alle attività quotidiane.
- Matrice di allocazione delle responsabilità: ruoli e responsabilità allineati ai risultati.
- Analisi delle esigenze e dei requisiti aziendali rispetto a obiettivi misurabili.
- Revisione delle operazioni in corso.
- Lettera di progetto, inclusi costi, attività, risultati finali e programmi.
L'obiettivo principale è pianificare adeguatamente i tempi, i costi e le risorse per stimare il lavoro necessario e quindi gestire efficacemente il rischio durante l'esecuzione del progetto. Consiste nel determinare la metodologia da seguire per la gestione del progetto.
- Identificare i risultati finali e creare le strutture di suddivisione del lavoro.
- Identificare le attività necessarie per completare quei deliverable e quindi collegare tali attività con una sequenza logica.
- Stima il fabbisogno di risorse per le attività.
- Stimare il tempo e il costo delle attività.
- Sviluppo del programma e del budget.
- Pianificazione del rischio.
- Ottieni l'approvazione formale per iniziare a lavorare.
Durante l'esecuzione, è necessario sapere quali sono le scadenze previste per l'esecuzione. La fase di esecuzione garantisce che i risultati del piano di gestione del progetto siano eseguiti di conseguenza.
Questa fase prevede la corretta allocazione, coordinamento e gestione delle risorse umane e di ogni altra risorsa, come materiali e budget. Il risultato di questa fase sono i deliverable del progetto.
Per mantenere il budget, l'ambito, l'efficacia e anche il ritmo, un progetto deve avere documenti fisici relativi a ciascuna attività specifica..
Con la documentazione corretta, è facile vedere se i requisiti di un progetto vengono soddisfatti o meno. La documentazione fornisce informazioni su quanto è già stato completato per quel progetto.
Se eseguita correttamente, la documentazione può essere la spina dorsale del successo di un progetto.
Consiste nei processi che vengono eseguiti per osservare l'esecuzione del progetto, in modo che potenziali problemi possano essere identificati in modo tempestivo e possano essere prese misure correttive quando necessario, per controllare l'esecuzione del progetto..
Le prestazioni del progetto vengono osservate e misurate per identificare le variazioni nel piano di gestione del progetto.
Fornisce inoltre feedback tra le diverse fasi del progetto, al fine di implementare azioni preventive o correttive per conformarsi al piano di gestione del progetto..
Contiene il completamento formale del progetto e la sua accettazione. Le attività amministrative includono la documentazione delle lezioni apprese. Consiste nel finalizzare tutte le attività dell'intero insieme di processi per chiudere formalmente il progetto.
In questa fase è inclusa anche la revisione post-esecuzione. Questa è una fase vitale per il team di progetto per imparare dalle esperienze e applicarle a progetti futuri..
Le cose che hanno funzionato bene dovrebbero essere osservate nel progetto e analizzate le cose che non hanno funzionato al fine di generare lezioni apprese.
L'obiettivo della gestione del progetto è realizzare un progetto completo che soddisfi gli obiettivi del cliente.
Un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, prevede generalmente cinque fasi distintive di uguale importanza: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura.
Lo sviluppo e l'esecuzione fluidi e ininterrotti di tutte le fasi di cui sopra garantiscono il successo di un progetto.
Va sempre tenuto presente che il successo o il fallimento di un progetto dipende fortemente dal lavoro di squadra. Pertanto, la chiave del successo è sempre nella collaborazione.
A tal fine, stabilire una buona comunicazione è di grande importanza. Da un lato, le informazioni devono essere articolate in modo chiaro e completo, in modo che siano pienamente comprese da tutti. D'altra parte, devi avere la capacità di ascoltare e ricevere feedback costruttivi..
L'obiettivo principale del progetto deve essere portato a termine nei tempi previsti, con la qualità attesa e nei limiti del budget considerato.
Ottimizzare gli input necessari assegnati e la loro applicazione per soddisfare gli obiettivi predefiniti del progetto è una questione in cui c'è sempre spazio per il miglioramento.
Tutti i processi e le procedure possono essere riformati e aggiornati per migliorare la sostenibilità di un progetto e anche per guidare il team attraverso il processo di cambiamento strategico.
Ciò potrebbe significare che la visione del cliente deve essere affrontata e riformata, o negoziata con lui in relazione agli obiettivi del progetto, per trasformarli in obiettivi raggiungibili..
Soddisfare le aspettative dei clienti e mantenerli felici non solo porta a una collaborazione di successo, che può aiutare a eliminare le sorprese durante l'esecuzione del progetto, ma garantisce anche la sostenibilità futura..
Il vantaggio principale della gestione dei progetti è che aiuta a gestire i progetti in modo efficace. Ciò consente una risoluzione dei problemi più rapida.
La gestione del progetto fornisce una tabella di marcia che può essere facilmente seguita e porta al completamento del progetto. Dopo aver saputo dove evitare le buche, è ovvio che lavorerai in modo più intelligente ed efficiente.
Finché un progetto viene completato in tempo e sotto il budget, il cliente se ne va felice. E un cliente felice è qualcuno che verrà rivisto.
La gestione intelligente dei progetti fornisce gli strumenti che consentono di continuare questa relazione cliente / gestore.
Le stesse strategie che hanno permesso di portare a termine con successo un progetto serviranno molte volte anche per altri progetti..
I risultati positivi non solo creano rispetto, ma spesso ispirano il team di progetto a continuare a cercare modi per eseguire in modo più efficiente..
Forse uno dei maggiori vantaggi della gestione del progetto è che consente flessibilità. Una gestione sicura del progetto consente di disegnare la strategia che si desidera eseguire in modo che il progetto sia completato.
Tuttavia, il bello di una tale organizzazione è che se viene scoperto un percorso più intelligente da intraprendere, può essere intrapreso. Per molte piccole e medie imprese, questo vale da solo il prezzo di ammissione.
Quando tutti i giocatori sono allineati e la strategia è a posto, salteranno i potenziali rischi di schiaffo.
La gestione del progetto fornisce una bandiera rossa al momento giusto: prima di iniziare il lavoro sul completamento del progetto.
La fusione di American Airlines con US Airways ha creato una sovrapposizione nella tecnologia e nei programmi. Sapevano che i fogli di calcolo non erano sufficienti per gestire risorse e progetti complessi.
Per ottenere visibilità sulle più ampie priorità divisionali e globali, hanno iniziato a utilizzare la gestione dei progetti per il personale, la gestione delle risorse e la pianificazione delle capacità..
Di conseguenza, la compagnia aerea è passata dal capitalizzare il suo lavoro di tecnologia informatica dal 10% al 20%. Ciò equivale a un impatto positivo netto di diversi milioni di dollari sul tuo bilancio..
Ora hanno accesso a dati migliori e più affidabili per prendere decisioni critiche su progetti e risorse..
La Royal Bank of Scotland aveva bisogno di implementare dati coerenti e affidabili per informare le decisioni finanziarie e sulle risorse. Pertanto, hanno scelto la gestione del progetto per guidare questa coerenza. È così che hanno ritirato 35 sistemi legacy, più di 50 strumenti sviluppati dagli utenti e centinaia di fogli di calcolo..
Con dati in diversi formati e centinaia di progetti gestiti da diversi sistemi, desideravano controllare i propri dati per vedere più chiaramente il proprio portafoglio clienti totale..
In dodici mesi sono stati in grado di realizzare il loro business case e ottenere un ritorno sull'investimento. Lungo la strada, hanno migliorato la trasparenza e ridotto i costi in ciascuna unità aziendale..
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