Il ufficio acquisti È la sezione di un'azienda responsabile di tutte le attività per l'acquisizione di materie prime, pezzi di ricambio, servizi, ecc., Come richiesto dall'organizzazione. Fornisce un servizio che è la spina dorsale di molte organizzazioni industriali, di vendita al dettaglio e militari.
Assicura che le forniture necessarie per gestire l'attività siano ordinate e conservate nell'inventario. Questo reparto è al centro di una gestione della catena di approvvigionamento di successo ed è responsabile della riduzione al minimo del costo dei prodotti ordinati, del controllo dei livelli di inventario e della creazione di solide relazioni con i fornitori..
Un buon reparto acquisti richiederà qualità ai fornitori e seguirà gli ordini dall'inizio alla ricezione. Aiuta altri reparti a identificare le esigenze, gestire il processo di richiesta e ottenere prezzi competitivi. Di solito agiscono come responsabili del trattamento per garantire la conformità con i budget.
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L'ufficio acquisti è coinvolto nella pianificazione aziendale e nella definizione del budget ad alto livello. Ciò consente di progettare i costi di reverse engineering ed esplorare alternative potenzialmente meno costose e / o di qualità superiore..
Più che chiedere semplicemente il prezzo più basso, il reparto acquisti lavora con i fornitori per ridurre il costo sottostante dei loro prodotti e servizi..
Sono intimamente coinvolti nel "ciclo di vita dell'innovazione", dall'idea iniziale alla produzione e al miglioramento continuo..
Le aziende possono attingere a queste informazioni per creare analisi predittive, fornendo una visione più approfondita dei mercati.
Le crisi economiche hanno insegnato il valore di essere consapevoli della stabilità dei fornitori. L'ufficio acquisti ha una visione molto più chiara di quell'area rispetto a qualsiasi altra parte dell'organizzazione.
È necessario attraversare i confini funzionali e geografici per trovare i candidati giusti per l'ufficio acquisti.
In alcuni casi, la risposta è nell'outsourcing o nell'utilizzo di organizzazioni di servizi condivisi.
Per un'azienda manifatturiera questo potrebbe includere materie prime, ma potrebbe anche includere strumenti, macchinari o persino le forniture per ufficio necessarie per il team di vendita e le segretarie..
In un'attività di vendita al dettaglio, l'ufficio acquisti deve garantire che ci siano sempre abbastanza prodotti sugli scaffali o nei magazzini per mantenere il negozio ben rifornito.
È particolarmente importante mantenere il magazzino dell'inventario a un livello ragionevole. Investire eccessivamente grandi quantità di denaro in scorte potrebbe portare a problemi di stock e mancanza di capitale per altri tipi di spese, come ricerca e sviluppo o pubblicità..
Un ufficio acquisti è incaricato di valutare continuamente se stai ricevendo i materiali al miglior prezzo possibile, al fine di massimizzare la redditività.
È necessario confrontare i prezzi in modo da poter trovare i migliori fornitori con i prezzi più ragionevoli per ordini della dimensione specifica dell'azienda..
L'ufficio acquisti può contattare fornitori alternativi, negoziare prezzi migliori per ordini di volume più elevato o scoprire la possibilità di ottenere prodotti a prezzi inferiori da una varietà di altre fonti..
L'ufficio acquisti valuta i fornitori in termini di prezzo, qualità, opinioni dei clienti e tempo per completare gli ordini, producendo un elenco di fornitori approvati.
Gli ordini sono documentati con moduli d'ordine di acquisto. Questi specificano informazioni importanti sui materiali ordinati, nonché sulla quantità ordinata..
Questi moduli vengono utilizzati per garantire che i prodotti ordinati vengano ricevuti e per tenere traccia del tempo necessario per completare gli ordini..
L'ufficio acquisti gestisce tutta la documentazione relativa all'acquisto e alla consegna dei materiali.
Ciò significa lavorare a stretto contatto con il reparto contabilità per garantire che ci sia abbastanza denaro per acquistare articoli, che i flussi di cassa fluiscano senza intoppi e che tutti i pagamenti vengano effettuati in tempo..
Prima di effettuare un acquisto, l'ufficio acquisti deve assicurarsi di rispettare le formalità per l'acquisizione e l'approvazione del budget e deve assicurarsi che i materiali vengano acquistati seguendo la politica generale dell'organizzazione..
Il reparto acquisti svolge un ruolo importante nella massimizzazione dei profitti aziendali. Confronta i prezzi e negozia con i fornitori in modo che l'azienda ottenga il miglior prezzo possibile sui prodotti necessari.
Puoi anche fornire risparmi approfittando delle garanzie e degli sconti che generalmente i non specialisti dimenticano..
Aiuta a risparmiare, fornendo una migliore trasparenza nella spesa aziendale. Ciò ti consentirà di negoziare contratti migliori e liberare flussi di cassa..
L'ufficio acquisti deve identificare quali prodotti sono fondamentali per l'azienda e adottare misure appropriate per proteggere la sua catena di approvvigionamento..
Per garantire che i materiali insufficienti non influiscano sulla produttività, il reparto acquisti utilizza tecniche come l'approvvigionamento multiplo.
Avere più fonti significa utilizzare più fornitori che offrono gli stessi prodotti. Se si verifica un problema con un fornitore, è possibile aumentare gli ordini a un altro per compensare l'errore.
Il reparto acquisti aiuta a migliorare la qualità fissando obiettivi di performance. Quindi tiene traccia delle prestazioni effettive rispetto a tali obiettivi.
È fondamentale misurare le caratteristiche di qualità utilizzando indicatori per attributi, come durata, aspetto del prodotto o tempestività di consegna..
Lavora a stretto contatto con i fornitori per sviluppare i loro processi e aiutarli a migliorare la qualità.
La sfida per l'ufficio acquisti è far interessare il fornitore a collaborare con l'azienda. Fai investire il fornitore in una relazione a lungo termine.
Il dipartimento deve anche gestire i rapporti all'interno dell'azienda. Devi lavorare con le parti interessate interne, come marketing, finanza, logistica e distribuzione, per assicurarti che tutti siano allineati.
Poiché l'ufficio acquisti è sempre in contatto con una varietà di attività esterne, è in una posizione ideale per acquisire prodotti innovativi in grado di fornire un vantaggio competitivo all'azienda in termini di prezzo, qualità o convenienza..
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